Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*)

Kennziffer: 12103

Befristet auf 2 Jahre | In Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden | Vergütung nach TV-L | Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster

Verantwortungsvolle Aufgaben

• Organisationstalent: Sie strukturieren und optimieren unsere administrativen Prozesse und behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick
• Kommunikationsprofi: Sie sind die zentrale Schnittstelle innerhalb des Teams und für externe Partner – souverän, freundlich und lösungsorientiert
• Event-Lead: Sie unterstützen uns bei der Planung und Durchführung von Terminen, Veranstaltungen und Empfängen
• Strategie-Support: Sie entlasten die Institutsleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und begleiten administrative Verfahren (z. B. in Zusammenarbeit mit der Auftragsverwaltung des UKM)

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vorantreiben von Aufgaben werden favorisiert
• Interesse an papierlosem Arbeiten und modernen Prozessen – digitale Tools (MS 365) sind das tägliche Werkzeug
• Sichere Kommunikation in Wort und Schrift
• Idealerweise sind schon Erfahrung im universitären und/oder medizinischen Umfeld vorhanden

Wir Bieten

Impact: Arbeit an einer der Top‑Fakultäten Deutschlands.

Flexibilität: Offene Arbeitsatmosphäre mit Raum für Eigeninitiative.

Sicherheit & Benefits: Attraktive Vergütung nach TV‑L, betriebliche Altersvorsorge sowie die Vorzüge eines der größten Arbeitgeber der Stadt (z. B. Jobticket, Fortbildungen).

Teamspirit: Kurze Wege, flache Hierarchien und ein Team, das sich auf neue Unterstützung freut.

Jetzt bewerben über unser Karriereportal bis zum .

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Das UKM unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2010 als familienbewusstes Unternehmen zertifiziert. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ebenfalls bevorzugt. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben gemäß Masernschutzgesetz, ist eine Tätigkeit bei uns nur mit vollständigem Impfschutz gegen Masern möglich.