Personal Assistant (m/w/d) to Vice President

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Zur Unterstützung unseres Vice President Wound & Tissue Repair - Region Europe suchen wir eine engagierte und höchst zuverlässige Personal Assistant (m/w/d) am Standort Hamburg.

In dieser Rolle bist du zentrale Schnittstelle für das Senior Management und sorgst dafür, dass der tägliche Workflow effizient, strukturiert und reibungslos funktioniert.

Du arbeitest eng mit nationalen und internationalen Kolleg:innen – u.a. mit dem HQ in Dänemark sowie europäischen Landesgesellschaften – zusammen, behältst auch in komplexen Situationen den Überblick und agierst stets professionell, diskret und vorausschauend.

Deine Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des Vice Presidents im operativen Tagesgeschäft
• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Meetings inkl. Protokollerstellung
• Sicherstellung von Qualität, Format, Timings und Follow-ups sowie Verwaltung sensibler Unterlagen
• Terminkoordination und Planung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung
• Internationale Kommunikation mit dem HQ in Dänemark und europäischen Landesgesellschaften
• Erstellung von Präsentationen und Kommunikationsunterlagen (z. B. Townhalls, Leadership-Formate)
• Mitarbeit bei Sonderaufgaben sowie eigenständige Koordination kleinerer Projekte (z. B. Tagungen, Kundenveranstaltungen)
• Koordination von Onboarding-Schulungen
• Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie HR und Finance

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Position (Management‑ oder Teamassistenz)
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Hohe Serviceorientierung , Teamfähigkeit sowie souveränes Auftreten
• Loyalität, Diskretion und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Das bieten wir dir

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem internationalen MedTech‑Unternehmen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Senior Management auf europäischer Ebene
• Ein professionelles, wertschätzendes und internationales Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitsmodelle – mobiles Arbeiten (Homeoffice und Workation) sowie Gleitzeit.
• Mobilitätsangebote – vergünstigtes hvv Jobticket Premium und Company‑Bike‑Leasing.
• Betriebsrestaurant mit hochwertigem Essensangebot.
• Kostenlose Parkplätze für eine entspannte Anreise.

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Werde Teil eines der weltweit führenden Medtech-Unternehmen mit ca. 900 Mitarbeitenden in Deutschland. Wenn Du eine sinnstiftende Aufgabe suchst und die Leidenschaft hast, etwas zu bewegen, dann bring Dein Engagement in unser Team ein.

Bewirb Dich jetzt!

Um seine ambitionierten Wachstumsziele zu erfüllen, entwickelt und vermarktet Coloplast Produkte und Dienstleistungen, die das Leben von Menschen mit persönlichen medizinischen Bedürfnissen vereinfachen. Wir beschäftigen ca. 16.000 Mitarbeiter und bieten unsere Produkte in über 143 Ländern an. Damit zählen wir zu den weltweit führenden Herstellern von medizinischen Produkten. Wir bauen unser Unternehmen kontinuierlich aus und suchen immer nach neuen Möglichkeiten, uns weiter zu entwickeln. Wir forschen, lernen und ermitteln beständig neue Vorgehensweisen.

Coloplast legt großen Wert auf Inklusion: Mitarbeiter sollen ihre Einzigartigkeit voll entfalten können, ihr Potenzial ausschöpfen und ein starkes Zugehörigkeitsgefühl empfinden, und zwar aufgrund– nicht trotz– ihrer Unterschiedlichkeit. Daher ermutigen wir alle qualifizierten Bewerber, sich unabhängig von Geschlecht, Alter, Nationalität, Herkunft, sexueller Orientierung, religiöser Überzeugung oder körperlicher Verfassung zu bewerben.