Vorzimmerdienst (Vollzeit)

Öffentliche Stellenausschreibung

Im Jugendamt des Saale-Holzland-Kreises ist zum nächstmögichen Zeitpunkt die Stelle als

Vorzimmerdienst (Vollzeit)

Das Aufgabengebiet umfasst:

• Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes des Jugendamtes, insbesondere
  • Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
  • Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
  • Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten
  • Führen von Postnachweisen
  • Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
  • Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen, Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
  • Empfang und Betreuung von Gästen
  • Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
  • Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
  • organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
  • Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
  • Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle
  • Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
  • Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
  • selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
  • Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
  • Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
  • Schriftführung bei Ausschüsse des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
• Verwaltung des Büromaterials
• Wahrnehmung der Aufgaben als Inventurverantwortliche/-r
• Unterstützung des Kinderschutzdienstes (Durchführung von Abfragen über Neugeborene im zentralen Spiegelregister der Meldebehörden des Thüringer Landesdatennetzes und Weiterleitung dieser Listen an die zuständigen Sozialarbeiter)

Zu Ihrem Profil gehören:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann oder als Steuerfachangestellte/-r oder als Sozialversicherungsfachangestellte/-r
• EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office
• sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten

Des Weiteren werden erwartet:

• Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Unser Angebot an Sie:

• eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung sowie einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Wahloption eines Sachbezugs in Form der City-Card
• betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
• flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
• Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• betriebliches Eingliederungsmanagement
• das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bis zum 29. Mai 2026 unter Einreichung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen.

Saale-Holzland-Kreis
Landratsamt
Personal und Organisation
Postfach 13 10
07602 Eisenberg