Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d), Innere Verwaltung, Köln

Für unsere Abteilung Innere Verwaltung suchen wir zum eine
Es kann sein, dass sich eine große Anzahl von Bewerbern auf diese Stelle bewirbt. Schicken Sie daher Ihren Lebenslauf und Ihre Bewerbung so schnell wie möglich ab.
Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)
Wir sind die gesetzliche Unfallversicherung für die Bereiche Energie, Textil, Elektro und Medienerzeugnisse. Bei uns sind rund 4 Millionen Menschen in über 200.000 Mitgliedsunternehmen versichert. Wir beraten unsere Mitgliedsbetriebe bei Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und sorgen nach Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten für die medizinische Behandlung, Rehabilitation und finanzielle Entschädigung unserer Versicherten.
Wir bieten
Die Vergütung in Entgeltgruppe 8
BG-AT .
Ein sicheres, modernes und dienstleistungsorientiertes Arbeitsumfeld im öffentlichen Dienst.
Flexible Arbeitszeiten in einem Gleitzeitsystem.
Homeoffice Möglichkeit.
Gestaltungsfreiräume sowie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeiten.
Ein familienbewusstes Unternehmen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat bei uns einen hohen Stellenwert (Zertifizierung mit dem Audit "berufundfamilie").
Weiterbildungsmöglichkeiten.
Ein umfangreiches Angebot für Ihre Gesundheit u.a. eine vergünstigte Mitgliedschaft im Urban Sports Club.
Betriebliche Altersversorgung, Jobticket und vieles mehr.
Eine moderne Führungsstruktur mit einem stv. Leitungstandem, das Zusammenarbeit und Abstimmung auf Augenhöhe lebt
Eine lebendige Abteilung, in der Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und ein wertschätzender Umgang groß geschrieben werden.
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die 3-köpfige Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Ihr Ziel: Abläufe effizient gestalten und Themen verbindlich abschließen.
Sie koordinieren Termine, Informationen und Aufgaben zwischen den Leitungspersonen, sorgen für klare Strukturen und behalten auch in dynamischen Phasen den Überblick.
Sie bereiten Entscheidungen und Unterlagen eigenständig vor, formulieren und finalisieren Schreiben, Vermerke und Mitteilungen für die interne und externe Kommunikation.
Sie übernehmen Verantwortung für die Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Projekten.
Sie steuern eigenständig Vorgänge, klären Sachverhalte proaktiv und bringen Themen lösungsorientiert zu einem Ergebnis – bei Ihnen bleibt nichts liegen.
Zudem koordinieren Sie bereichsübergreifende Themen wie Bewerbungsverfahren, Personalvorgänge und Reisemanagement mit hoher Genauigkeit und Verlässlichkeit.
Was uns überzeugt
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement – oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierter Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
Organisationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
Eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise: Sie erkennen Handlungsbedarf, treffen Entscheidungen im Rahmen Ihrer Verantwortung und führen Aufgaben konsequent zum Abschluss.
Freude an Veränderungen und Lust, aktiv an der digitalen Weiterentwicklung der Abteilung mitzuwirken. Sie bringen Ideen ein, denken Prozesse neu und nutzen digitale Werkzeuge selbstverständlich.
Ein sicheres und professionelles Auftreten sowie ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen.
Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im direkten Zusammenwirken mit der Abteilungsleitung.
Wir fördern
aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Chancengleichheit aller Menschen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Bei entsprechen- den Bewerbungen prüfen wir, ob eine Umsetzung im dienstlichen Rahmen möglich ist.
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Ihren vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise) bis zum .
Fragen zu Ihrem künftigen Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne Olivia Gehmlich, stv. Abteilungsleiterin Innere Verwaltung,
Telefon: .
Informationen über uns finden Sie im Internet unter