Assistenz im Ausbildungszentrum (w/m/d) in Teilzeit

Unser Aus- und Fortbildungszentrum in Wilhelmshaven sucht Dich!

Deine Aufgaben

• Administrative Unterstützung
  • Interner und externer Schrift- und Telefonverkehr, Terminorganisation, Kalenderpflege sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
  • Erstellung und Bearbeitung von internem und externem Schriftverkehr, Präsentationen, Protokollen und Schulungsunterlagen
  • Pflege von Anwesenheitslisten sowie allgemeine Ablage
• Partnerfirmen-, Teilnehmer-, Dozentenbetreuung
  • Erstellen von Angebots- und Vertragsunterlagen aller Leistungen des Ausbildungszentrums inkl. abschließender Rechnungsprüfung
  • Kommunikation mit Teilnehmenden, Dozent:innen und externen Partner:innen
  • Pflege von Teilnehmerlisten und Anwesenheitsnachweisen
  • Organisation von Einladungen, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
• Organisation und Koordination
  • Mitarbeit bei Marketingaktivitäten und der Erstellung von Konzepten im Sinne des Ausbildungszentrums
  • Raum- und Ressourcenmanagement (z.B. Technik, Materialien, Verpflegung)
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Evaluierungen und Feedbackprozessen sowie Audits und Zertifizierungen
  • Durchführung und Nachverfolgung von Bestellprozessen (u.a. Verbrauchsmaterialien, PSA, Kurse, Hilfsmittel, Wartung von Anlagen, etc.)
• Datenpflege und Auswertung
  • Pflege von Datenbanken, Verwaltung von Teilnehmerdaten und Ausbildungsnachweisen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Berichten
• Rechnungs- und Budgetunterstützung
  • Vorbereitung von Abrechnungen, Dienstreisen und Beschaffungsanträgen
  • Unterstützung bei der Kontrolle von Kostenstellen und Budgets
• Bearbeitung von Förderanträgen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Büromanagement)
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Bildungsbereich wünschenswert
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit Bildungsmanagementsystemen
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Erfahrung im Umgang mit Bestellprozessen und Rechnungsprüfung

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