Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung (Teilzeit möglich) unbefristet Entgeltgr[...]

Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung (Teilzeit möglich) unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Kennung: 2025_GradSchools

Die drei Graduiertenschulen GEAS, BerGSAS und BGSMCS sind drei interdisziplinäre Promotionsprogramme für Ostasienstudien (GEAS), Ancient Studies (BerGSAS) und Muslim Cultures and Societies (BGSMCS). Jede Schule hat eine Geschäftsstelle und betreut ca. 40 internationale Promovierende, 1-2 Postdocs sowie Gastwissenschaftler*innen. Die Graduiertenschulen arbeiten mit mehreren Fachbereichen und Universitäten zusammen. Uns verbindet die Arbeit mit den Nachwuchswissenschaftler*innen und vielen verschiedenen Forschungsprojekten sowie ein gemeinsames Haus zum Arbeiten, Forschen und als Veranstaltungsort.

Aufgabengebiet

• Geschäftsstelle, Fremdsprachensekretär*in: Erledigung aller Aufgaben eines Hochschulsekretariats (Office Management) mit fremdsprachlichen Anteilen, Korrespondenz, Terminmanagement (fremdsprachliche Tätigkeiten maßgeblich in schriftlicher Form - Englisch 2/3 sowie eine ostasiatische Sprache, vorzugsweise Chinesisch 1/3)
• Gästebetreuung (internationale Stipendiat*innen, Gastwissenschaftler*innen, Lehrbeauftragte)
• eigenständige Bearbeitung von Personal- und Haushaltsangelegenheiten, insbesondere Beschaffungen, Werkverträge und Stipendien
• Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung, insbesondere Raumbuchungen, Catering, Einladungsmanagement
• Vorbereitung und Prüfung von internationalen Dienstreisen
• Projektbezogene Finanzplanung und Drittmittelverwaltung, insbesondere Budgetkontrolle der Sachausgaben wie Stipendien, Erstellung und Prüfung von Verwendungsnachweisen, Beratung und Umsetzung der sachgerechten Mittelverwendung für verschiedene Drittmittelgeber*innen
• unterjährige Mittelbewirtschaftung
• Organisatorische Zuarbeiten in der Lehre und Lehrplanung
• Koordination der Raumreservierungen

Einstellungsvoraussetzungen

Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen sowie sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in einer ostasiatischen Sprache (vorzugsweise Chinesisch).

(Berufs-)Erfahrung

Mehrjährige Berufserfahrung wünschenswert (ca. 3 Jahre).

Erwünscht

• Gute Kenntnisse in der Bürokoordination
• Internationale Erfahrung und Sensibilität für die Arbeit mit internationalen Promovierenden, Studierenden und Gästen
• Einen sicheren Umgang mit gängigen Office‑Programmen
• Kenntnisse der Rechtsgebiete des Haushalts‑ und Zuwendungsrechts
• Kenntnisse im Personalrecht, insbesondere der Regelungen über die Durchführung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
• Gutes Zeit‑ und Selbstmanagement und Entscheidungsfähigkeit; vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Belastbarkeit
• Kooperations‑, Team‑, Kommunikations‑ und Konfliktfähigkeit

Vorteile

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Umfeld und mit engem Kontakt zu internationalen Forschenden und ihren Projekten
• Ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur umfassenden Einarbeitung und Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen
• Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung (DV Flex)
• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Eine Jahressonderzahlung sowie eine Betriebsrente (VBL)
• Eine gute Verkehrsanbindung und ein bezuschusstes Job‑ bzw. Deutschlandticket
• Einen Arbeitsplatz im Grünen

Weitere Informationen erteilen Dr. Felicitas Hentschke, Dr. Regina Attula‑Rütz, Dr. Katrin Gengenbach und Dr. Lena Wesemann ( ‑berlin.de / Tel: 030 838‑61781).

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