Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens.

Du sorgst dafür, dass Abläufe rundlaufen – vom Rechnungsversand über die Büroorganisation bis zur Planung von Events. Damit hältst du nicht nur dem Team den Rücken frei, sondern trägst aktiv zu einem professionellen und wertschätzenden Arbeitsumfeld bei.

Aufgaben

Office Management & Organisation

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags (z. B. Bestellung von Büromaterial, Getränke etc.)
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings, Events und Weiterbildungen
• Ansprechpartner:in für externe Dienstleister (z. B. Versicherungen, Vermieter, Telekommunikation, Wartung, Fuhrpark)
• Verwaltung von Bürobedarf, Postein- und -ausgang sowie allgemeiner Infrastruktur
• Versand von Aufmerksamkeiten an Kunden & Kandidaten (z. B. SAPPLIER Branding)

Rechnungs- & Belegmanagement

• Erstellung und Versand von Rechnungen
• Verwaltung und Nachverfolgung offener Rechnungen
• Digitalisierung und Verwaltung von Belegen
• Abgleich von Buchhaltungsdaten (Konto- und Kreditkartenbewegungen)

Projektunterstützung & Teamarbeit

• Unterstützung bei Mailingaktionen, Recherchen und Sonderprojekten
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Organisationsgeschick
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Kenntnisse in DATEV
• Freundliches und professionelles Auftreten

Benefits

• Hybrides Arbeiten (bis zu 2 Tage/Woche Homeoffice)
• Flexible Arbeitszeiten (Vollzeit oder Teilzeit möglich)
• Zuschüsse zum Deutschlandticket, Tankgutschein oder Fitnessstudio
• Kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln

Alle Formulierungen gelten für Personen jeden Geschlechts (m/w/d).