Executive Assistant in München (m/f/d)

Executive Assistant (m/w/d)

Position: Vollzeit (40 Std./Woche) in München – hybrid mit 3‑4 Tagen im Office und 1‑2 Tagen im Homeoffice.

Deine Aufgaben

• Direkte Unterstützung des Rektors und des CPO: Zentrale Ansprechpartnerin, Koordination und Priorisierung administrativer und organisatorischer Aufgaben, Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe.
• Organisation von Terminen, Reisen & Events: Planung und Koordination von Meetings, internen Veranstaltungen und Dienstreisen.
• Inhaltliche Vorbereitung & digitale Unterstützung: Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen; Nutzung moderner Tools und KI-Anwendungen.
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Professionelle Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern; Aufbau von Arbeitsbeziehungen.
• Projekt‑ und Office‑Management: Eigenständige Durchführung kleinerer Projekte, Prozessoptimierung (digital & KI), funktionierendes Back‑office; Diskretion bei sensiblen Themen.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Top‑Management- oder Vorstandsebene (idealerweise in Beratung, Wissenschaft, HR oder Unternehmensführung).
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe digitale Affinität; sichere Anwendung von MS Office und moderner KI‑Tools.
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise; klare Priorisierung.
• Offenes, freundliches Auftreten sowie starke Kommunikations‑ und Netzwerkfähigkeiten.
• Verbindlichkeit und Durchsetzungsstärke, um Themen aktiv voranzutreiben.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude daran, Führungskräfte effektiv zu entlasten.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit in anspruchsvollen Situationen.
• Flexibilität und Bereitschaft, sich auf wechselnde Anforderungen einzustellen.

Was wir bieten

• Be you at IU: Unterstützung bei Erreichung persönlicher und beruflicher Ziele, positive und produktive Umgebung.
• Das Beste aus beiden Welten: Flexibilität zwischen Office und Remote, moderne Arbeitsumgebung.
• … und zeitlich flexibel: Größterer Freiraum zur Selbstorganisation.
• Weiterbildung: Kostenlose Weiterbildungen, Sprachkurse, vergünstigte Studiengänge.
• Nachhaltig ans Ziel: Subventioniertes DeutschlandTicket und JobRad-Option.
• 33 Tage Erholung: 30 Urlaubstage pro Jahr, zusätzlich freier Tag am Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.

Weitere Informationen

Als Teil eines vielfältigen Teams profitieren alle Mitarbeitenden von inklusiven Arbeitsbedingungen. Wir begrüßen Bewerberinnen und Bewerber aller Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung oder Beeinträchtigung. Der Zugang ist für alle offen.