Prozesskoordinator/in & Assistenz (m/w/d) für das Leitungsteam

Als Tochter der DB Engineering & Consulting sind wir Teil von einem der größten Ingenieurdienstleister Deutschlands. Unsere Erfolgsfaktoren sind Teamgeist und Weiterbildung!Gemeinsam realisieren wir so Projekte als Know-how Partner unserer Kunden. Dabei stellen wir z.B. Safety & Security Anforderungen bei der Systementwicklung sicher oder übernehmen Aufgaben von der klassischen Software-Entwicklung, der Verifikation und Validierung, der Konstruktion sowie der Begutachtung von Systemen und Anlagen. Wir suchen eine engagierte und proaktive Persönlichkeit als Prozesskoordinator/in & Assistenz für das Leitungsteam. Du agierst als die zentrale Stütze und rechte Hand für zwei unserer Bereichsleitungen und bist die zentrale Schnittstelle zur Sicherstellung effizienter Abläufe.Als zentrale Stütze unterstützt Du zwei Bereichsleitungen und übernimmst folgende Hauptaufgaben: Assistenz und Koordination:Organisatorische Entlastung der Bereichsleitungen im Tagesgeschäft (z.B. Dokumentenpflege, Nachhalten von Informationen, usw.)Umfassendes Terminmanagement inklusive Kalenderkoordination für die Bereichsleitungen sowie die Abstimmung zwischen FachbereichenVorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollerstellung, Verteilung und Nachverfolgung der Maßnahmen Prozesse und Dokumentation:Überwachung der Einhaltung von Prozessabläufen zwischen den einzelnen FachbereichenAufbau, Verwaltung und Pflege der Dokumentenstruktur des Bereichs auf Grundlage der Vorgaben des Qualitätsmanagements der ESE, verbunden mit der Pflege der TemplatesAbgleich und Sicherstellung der Dokumentation mit anderen FachbereichenReview von Dokumenten der LeitungAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. als Fremdsprachenkorrespondent/in, Bürokauffrau/-mann oder Studienabschluss)Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Koordinations- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise in der Unterstützung von mehreren Führungskräften und im technischen UmfeldExzellentes Organisations- und Zeitmanagement: Du arbeitest strukturiert, detailorientiert und behältst auch bei hoher Komplexität den ÜberblickProaktive und selbstständige Arbeitsweise: Du erkennst Handlungsbedarfe eigenständig und übernimmst VerantwortungHohe Kommunikations- und Teamfähigkeit: Du bist ein sicherer Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder auf allen EbenenSicherer Umgang mit den gängigen MS Office-AnwendungenVerhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Wir wollen, dass Du Dich wohlfühlst! In unserer modernen Arbeitsumgebung bieten wir neben den obligatorischen Getränken (Kaffee, Tee, Wasser) im Office ebenso die Möglichkeit, flexibel und mobil zu arbeiten. Profitiere von der Sicherheit einer unbefristeten Festanstellung in Kombination mit abwechslungsreichen Aufgaben durch vielseitige Projekte. Unsere Benefits:Umfangreiches Weiterbildungsprogramm mit allgemein anerkannten Zertifikaten in unserer ESE-AcademyFlexible Arbeitszeiten mit Vertrauensgleitzeit30 UrlaubstageRegelmäßige Feedbackgespräche und vielfältige EntwicklungsmöglichkeitenMitarbeiter- und TeameventsFahrrad-LeasingIndividuelle Angebote:Steuersparcard oder Zuschuss zu entweder Hansefit oder Deutschlandticket als JobticketBetriebliche AltersvorsorgeBis zu 10 Tage mehr Urlaub im JahrFinanzielle Unterstützung bei arbeitsbedingten Umzügen Dein KontaktMargarete ReimerHR Specialist - Talent Acquisition & Employer Branding+49 174 2753629