Wir suchen dich als Personal Assistant der Geschäftsführung.

Deine Aufgaben

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt in allen administrativen, organisatorischen und strategischen Bereichen
Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Geschäftspartner
Du übernimmst die vollständige Planung und Koordination von Meetings, Events und Terminen
Du hältst proaktiv Projekte und Deadlines nach und behältst den Überblick
Du pflegst und verwaltest vertrauliche Informationen und Dokumente
Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Berichte und Geschäftsunterlagen
Du stellst einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicher
Als Ansprechpartner für alle Unternehmensbereiche baust du dir schnell ein Netzwerk über alle wichtigen Abteilungen auf

Dein Profil

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
Du hast bereits 2-4 Jahre als Executive Assistant auf Geschäftsführungsebene im Mittelstand gearbeitet
Du bist eine kommunikative, absolut vertrauenswürdige, serviceorientierte und diskrete Persönlichkeit mit überdurchschnittlich proaktiver Hands‑on‑Mentalität
Du arbeitest serviceorientiert mit überdurchschnittlich proaktiver Hands‑on‑Mentalität
Du bist ein Teamplayer und Organisationstalent mit vorausschauender, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsweise
Du bist flexibel und bereit, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten
Du zeichnest dich durch Souveränität und Gelassenheit auch in hektischen Situationen aus
Du besitzt eine schnelle Auffassungsgabe, Zahlenaffinität und Durchsetzungsvermögen sowie ausgezeichnete Kenntnisse in Office‑Anwendungen wie Excel, PowerPoint, Word oder den äquivalenten Google‑Produkten
Du nutzt KI‑Tools wie ChatGPT oder Claude aktiv im Arbeitsalltag, um Aufgaben effizient zu lösen und Prozesse zu optimieren
Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das ist uns sehr wichtig

Als Assistenz der Geschäftsführung nutzt du deine kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten, um die Geschäftsführung optimal zu entlasten und das Unternehmen kompetent zu vertreten. Du ermöglichst es der Geschäftsführung, den Fokus auf strategische Themen zu legen, während du im Hintergrund alles im Griff behältst. Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst mit und bringst Ideen ein, um Prozesse zu verbessern.

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Arbeitsort

Heidelberg
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