Als Executive Operations Manager unterstützt du unsere Chief Operating Officer (Sylvia) bei der Steuerung des gesamten operativen Geschäfts. Du bist die rechte Hand in allen Themen rund um Supply Chain, Einkauf, Lager, Fulfillment und operatives Controlling. Du sorgst dafür, dass Informationen fließen, Prozesse laufen und die COO sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.

Dein primäres Ziel: Die COO operativ entlasten und sicherstellen, dass alle Bereiche (Einkauf, Import/Export, Auftragsmanagement, Warehouse) reibungslos zusammenarbeiten.

Aufgaben

Operative Unterstützung der COO

Termin- und Kalender-Management: COO-Kalender pflegen, Meetings koordinieren
E-Mail- und Kommunikations-Support: Wichtige E-Mails vorsortieren, priorisieren, ggf. beantworten
Follow-up Management: To-dos aus Meetings nachhalten, Deadlines tracken
Dokumentation: Protokolle erstellen, Prozesse dokumentieren

Reporting & Controlling-Support

Wöchentliche Reports zusammenstellen
KPI-Dashboards pflegen: Excel/Google Sheets oder Tools nutzen
Daten aufbereiten: Für COO-Präsentationen im Board-Meeting

Schnittstellen-Koordination

COO ↔ CFO: Daten für Kostenstellenrechnung bereitstellen (Wareneinsatz, Lagerkosten)

Projekt-Support

Prozessoptimierung: Workshops vorbereiten, Ergebnisse dokumentieren
System-Implementierungen: Bei neuen Tools (z.B. Warenwirtschaft) unterstützen
Team-Kommunikation: Newsletter, Updates, interne Infos aufbereiten

Ad-hoc-Aufgaben

Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen

Qualifikation

DEIN PROFIL:

Muss-Kriterien:

Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Spedition/Logistik) oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung: 1–3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Logistik, Supply Chain oder operativen Bereichen
Zahlenaffinität: Sicherer Umgang mit Excel (Pivot-Tabellen, Formeln, Diagramme)
Organisationstalent: Du behältst den Überblick, auch wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind
Kommunikationsstärke: Professioneller Umgang mit internen Teams und externen Partnern (Lieferanten, Spediteure)
Proaktivität: Du erkennst Probleme frühzeitig und bringst Lösungsvorschläge
Deutsch: Verhandlungssicher (C1/C2)
Englisch: Gute Kenntnisse (B1/B2), da internationale Lieferanten

Nice-to-have:

Erfahrung in E-Commerce, Handel oder Logistik
Kenntnisse in Warenwirtschaftssystemen (z.B. SAP, Sage, Lexware)
Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Notion)
Import/Export-Kenntnisse (Zoll, Incoterms)

Benefits

WARUM WIR?

Wir sind eine der am schnellsten wachsenden Bogensportmarken weltweit und inspirieren Menschen, ihr Potenzial zu entdecken. Neben unserem Unternehmen investieren wir in die DOA Stiftung, um junge Menschen zu fördern.

Als Buckle & Seam, eine Social-Impact-Marke, produzieren wir Ledertaschen und -accessoires. Mit jedem Kauf unterstützen wir Bildung und persönliche Entwicklung, indem wir 3 % unseres Nettoumsatzes in Bildungsinitiativen und unser Schulprojekt, die AMN School, investieren. Unser Ziel: begehrte Produkte entwickeln und gleichzeitig einen positiven sozialen Einfluss ausüben. Jeder Kauf tut Gutes.

DEINE VORTEILE BEI BEARPAW UND BUCKLE & SEAM

Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen.

Arbeite mit Flexibilität und Vertrauen

Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität! Es zählen deine Ergebnisse, nicht die Stunden, die du abarbeitest. Remote Work ist je nach Position möglich, mit bis zu 100 % Homeoffice – ausgenommen sind Pflichtveranstaltungen.

Deine Balance bei uns

Bei uns bleibst du langfristig – unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst.

Coaching und Wachstum

Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln. Als Scale Up Company profitierst du zusätzlich von den Learnings des Scale Up Coachings, einem Framework, das es uns ermöglicht, nicht nur im Unternehmen, sondern auch am Unternehmen zu arbeiten.

Gemeinschaft und Zusammenhalt

Regelmäßige Team- und Unternehmensevents fördern den Austausch und stärken unseren Zusammenhalt – sei es als Weltmarktführer im traditionellen Bogensport bei BEARPAW oder als Social-Impact-Unternehmen bei Buckle & Seam, das jungen Menschen durch Bildungsinitiativen eine Zukunft bietet.

Ein globales Netzwerk

Durch die Mitgliedschaft unseres CEO Tim in der EO, die von Forbes als „einflussreichste Unternehmerorganisation der Welt“ bezeichnet wird, verfügen wir über ein riesiges Netzwerk in über 61 Ländern, das dir Zugang zu großen Unternehmen und Persönlichkeiten bietet.

Gemeinsam für eine bessere Zukunft

Dank flacher Hierarchien kommunizieren wir effizient und stellen sicher, dass alle Stimmen gehört werden. Du kannst dich von Anfang a de aktiv einbringen und eigenverantwortlich arbeiten. Mit Leidenschaft und Freude arbeiten wir gemeinsam daran, unsere Visionen zu verwirklichen – sei es, den Bogensport weltweit zu prägen oder eine Community zu inspirieren, die sich für Bildung und soziale Gerechtigkeit einsetzt.

INFOS UND TIPPS ZU DEINER BEWERBUNG

Das Einstiegsgehalt in Vollzeit (40 Stunden/Woche) für diese Position liegt, abhängig von den Qualifikationen, zwischen 40 000 und 48 000 Euro jährlich.
Diese Position bietet ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Zögere nicht, dich zu bewerben, auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst – Mut wird bei uns geschätzt!
Wir bemühen uns, zeitnah auf Bewerbungen zu reagieren. Sollte es jedoch länger als 14 Tage dauern, freuen wir uns, wenn du unter nachfragst.
Ein Anschreiben ist nicht verpflichtend, aber wir würden uns sehr freuen, mehr über dich und deine Motivation für die Rolle zu erfahren. Du kannst uns dabei gerne duzen.

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