Organisation und Steuerung des gesamten Büroalltags (Empfang, Telefonzentrale, Besucherbetreuung)
Kontaktperson für Kunden, Besucher und externe Ansprechpartner sowie Visitenkarte des Unternehmens nach außen und innen
Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei allen Office Management Themen
Unterstützende Mitbetreuung ausgewählter Themen unserer weiteren Standorte in koordinierender Funktion
Verantwortung für die Büroflächen am Standort München
Zentrale Ansprechperson für Hausverwaltung, Handwerker und externe Dienstleister
Koordination von Wartungen, Reparaturen und Reinigungsleistungen
Organisation und Überwachung von Arbeitssicherheit, Brandschutz, Unterweisungen und Fristen
Schlüsselverwaltung sowie Sicherstellung von Ordnung in Küchen, Besprechungsräumen und Allgemeinflächen
Serviceorientierter Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern

Planung, Organisation und Betreuung interner Mitarbeiterevents (z. B. Wiesn, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Geburtstagsrunden)
Organisation von Kundenevents am Standort München (ca. 3–4 pro Jahr) inklusive Einladungsmanagement
Unterstützung bei der Organisation von Kundenevents an weiteren Standorten (keine Vor-Ort-Betreuung)

Betreuung von Lieferanten-, Rahmen- und Dienstleistungsverträgen
Einkauf und Bestandsmanagement von Büromaterialien und Verbrauchsgütern inkl. vorausschauender Bedarfsplanung
Fuhrparkmanagement (Leasing, Versicherungen, Kilometerstände, Wartungskoordination)
Betreuung von Telekom-, Betriebs- und Haftpflichtversicherungen
Rechnungskontrolle und standortbezogene Einkaufskoordination
Verantwortung für Kreditkartenabrechnungen (Geschäftsführung und Office Management) sowie Schnittstelle zur Buchhaltung
Kassenführung und Abwicklung bargeldrelevanter Vorgänge in Abstimmung mit der Buchhaltung

Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Einrichtung neuer Arbeitsplätze in Zusammenarbeit mit HR und IT
Post-, Versand- und Kurierkoordination
Pflege und Strukturierung von Kontakt- und Organisationsdaten
Unterstützung bei Archivierung, Jubiläen, Mitarbeitergeschenken und interner Kommunikation

Koordination mit externem IT-Dienstleister bei On- und Offboarding
Pflege von IT-Inventar, Berechtigungen, Verteilern und Organisationshilfen, Unterstützung bei der Administration von Software- und Lizenzthemen in Absprache mit IT-Dienstleister

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Office-, Kanzlei-, Beratungs-, Hotel- oder Verwaltungsumfeld
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, idealerweise mit Event- oder Facility-Bezug
Sehr selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hands-on-Mentalität mit Blick für effiziente Prozesse und Optimierung
Wirtschaftliches Denken, ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
Bereitschaft, sich in Themen wie Arbeitssicherheit und Brandschutz einzuarbeiten
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

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CSMM GmbH

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