In Ihrer Verantwortung liegen die Gesamtleitung des Büros und die Umsetzung der Markteinführungen unseres Produktes. Sie sorgen dafür, dass Website, Produkt‑Plattform und internationale Kampagnen stabil, termingerecht und rechtskonform laufen – damit sich die Geschäftsführung auf Investitionen und Schlüsselentscheidungen konzentrieren kann. In dieser Schlüsselrolle gestalten Sie Prozesse, steuern Dienstleister und halten unser operatives Rückgrat stark und skalierbar.

Aufgabenbereiche

Sicherstellung des operativen Tagesbetriebs:

Definition von Arbeitsweisen (Schritte, Vorlagen, Kalender, Zuständigkeiten)
Umsetzung von neu definierten Prozessen und anschließend Sicherstellung der Einhaltung
Strukturierte Dokumentation in Microsoft 365
Dokumentation von Lernerkenntnissen, kontinuierliche Verbesserungen und Standardisierung wirksamer Abläufe
Implementierung und Ausweitung von neuen Technologien und KI-Tools zur Effizienzsteigerung

Projektarbeit & Reporting:

Umsetzung definierter Projektpläne mit externen Partnern (wirksame Kommunikation, Budgetkontrolle, Termintreue, Planung von Zahlungen)
Projektabschluss mit Review & Verbesserungsplan
Pflege des Zahlen‑Cockpits für tägliche und wöchentliche Entscheidungen
Lieferung von Kurzberichten mit Entscheidungsvorschlägen an die Geschäftsführung

Markteinführungen & Kampagnen:

Vorbereitung und Durchführung von Markteinführungen & Kampagnen in verschiedenen Ländern
Steuerung & Tracking des Go-to-Market-Prozesses (Ziele, Termine, Qualität, Kosten, Abhängigkeiten, Risiken)
Ausspielen von Kampagnen mit rechtlich geprüften Inhalten und Sicherstellen der Ergebniskontrolle
Koordination von Website & Plattform (Tests, Stabilität, Backups & Wiederherstellung)

Dienstleister- & Freelancer‑Steuerung:

Erstellung von RFPs/Briefings
Auswahl von und Interviews mit externen Partnern sowie Beauftragung und anschließend deren Koordination
Sicherstellung der Qualität und der Einhaltung von Deadlines
Planung und stufenweise Einbindung von Freelancern nach Prioritäten und Bedarf sowie Steuerung der Einstellungsprozesse

Schnittstelle zu Recht & Steuern

Verantwortung für das Rechnungs- und Vertragsmanagement
Begleitung & Koordination von Zahlungsprozessen
Compliance und Identitätsprüfungen
Ansprechpartner für die externe Steuerberatungskanzlei
Mehrjährige Berufserfahrung in Operations sowie Projektmanagement digitaler Projekte, idealerweise mit Bezug zu Websites/Plattformen und Go‑to‑Market-Kampagnen
Nachweisliche Stärke in Prozessdesign, Termin‑ & Risikomanagement sowie KPI‑gesteuertem Arbeiten
Routine im Umgang und in der Koordination mehrerer, externer Partner
Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie hohe IT‑Affinität im Allgemeinen und konsequente Nutzung vorhandener Technologien und digitaler Werkzeuge
Strukturierte & qualitätsbewusste Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
Lernbereitschaft
Fähigkeit zur Priorisierung und kritischem Denken
Präzise Kommunikation und Verhandlungssicherheit
Deutsch sicher in Wort und Schrift, Englisch & Spanisch von Vorteil
IHK-Weiterbildung „KI für Unternehmen“ oder die Bereitschaft, diese zu absolvieren

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