Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.

Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit) – jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen

Office Management & Organisation

Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
Kalender- und Terminplanung

Team & Personalverwaltung

Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
Personalunterlagen aktuell halten
Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen

Versicherungen & Verträge

Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung , z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen ; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)

Ready to build what’s next?

Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.

#J-18808-Ljbffr

Deputy Department

Jobs:

Executive Assistant Operations (Teilzeit)

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