Die HUP GmbH ist ein führender Full-Service-Dienstleister für modernes Publishing und Softwarelösungen im Medienumfeld. Wir entwickeln Systeme, die journalistische, technische und organisatorische Prozesse miteinander verbinden – von der Redaktion bis zur Auslieferung.

Als kaufm. Mitarbeiter für Auftragssteuerung & Abrechnung (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit bist du die zentrale Schnittstelle für die operative Auftragssteuerung, eine saubere Projektübergabe sowie die zuverlässige Abrechnung und Nachverfolgung unserer Kundenaufträge.

Du sorgst dafür, dass Aufträge vollständig, nachvollziehbar und abrechnungsfähig dokumentiert sind – und dass Projektleitung, PMO, Customer Enablement und Fachbereiche jederzeit mit korrekten Informationen arbeiten können. Damit schaffst du die Grundlage für reibungslose Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine professionelle Kundenerfahrung.

Was wir bieten

Möglichkeit zur Teil- oder Vollzeit
Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse
Kollegiales Team mit offener und respektvoller Kommunikation
Verantwortung ab dem ersten Tag und Raum zur Weiterentwicklung
Ein Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Selbstorganisation geschätzt werden

Deine Aufgaben

Sicherstellen, dass Aufträge vollständig dokumentiert und sauber strukturiert sind
Prüfung von Angebots- und Auftragsinformationen vor Projektstart (Scope, Annahmen, Leistungen)
Vorbereitung und Koordination der Rechnungslegung (z. B. Leistungsnachweise, Abrechnungsstände, Abgleich mit Scope)
Nachhalten abrechnungsrelevanter Informationen (z. B. Zusatzleistungen, Change Requests, Nachträge)
Unterstützung bei operativer Steuerung laufender Aufträge inkl. Status, offener Punkte und Abhängigkeiten
Unterstützung beim Monitoring von KPIs, Fortschritt, Abweichungen und Risiken
Unterstützung der Projektleitung beim Budget-/Scope-Abgleich
Sicherstellen, dass Abrechnungsstände nachvollziehbar und aktuell sind
Abgeschlossene kaufmännische oder IT-nahe Ausbildung
Sicherer Umgang mit Jira, Confluence, Teams und Office
Verständnis für Abläufe in IT- oder Softwareprojekten
Fähigkeit, Angebots-, Auftrags- und Projektdokumente strukturiert zu prüfen und aufzubereiten
Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Hohe Genauigkeit, Zuverlässigkeit und konsequente Nachverfolgung
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

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