Willkommen bei der ITcollection Service GmbH

Seit 2006 sind wir ein zuverlässiger IT-Full-Service-Partner für Notariate – modern, krisensicher und stetig wachsend. Dabei betreuen wir Notarbüros ganzheitlich – von Serverinfrastruktur, Clients und Telefonie über Bürokommunikationssoftware, Firewall und Drucker bis hin zu automatisierten, standardisierten und verteilten Systemen.

Unsere Kund:innen können sich zu 100 % auf ihre IT verlassen.

Zur Ergänzung unseres Teams wollen wir nun Sie für den Bereich Verwaltung und Backoffice.

Ihre Aufgaben:

Finanz- & Abrechnungswesen: wiederkehrende Monatsrechnungen, Rechnungen & Gutschriften vorbereiten, Leistungen erfassen
Zentrale Kommunikation: E-Mail-Postfach und Telefonzentrale betreuen, Posteingang bearbeiten, gelegentlich Besucher:innen empfangen
Daten & Infos: Kontaktdaten im ERP-System (Centron) pflegen, Datenqualität sichern
Organisation: Büromaterial verwalten und Nachbestellungen koordinieren, Ordnung im Büro sicherstellen
Gelegentliche Besorgungen für den Büroalltag (z. B. Milch, Getränke oder Hygieneartikel)

Sie werden Schritt für Schritt von einer erfahrene Kollegin strukturiert eingearbeitet; im Q3/2026 verlässt sie dann das Unternehmen und Sie können die Verantwortung für diesen Bereich übernehmen.

Warum Sie zu uns kommen sollten und wir gut zu Ihnen passen:

Vielseitig & Interessant: klar definierte Aufgaben aus dem Verwaltungsbereich
Stabil & zukunftssicher: unbefristete Stelle mit klarer Perspektive
Sehr gute Work-Life-Balance: 40-Stunden-Woche, Mehrstunden werden zeitnah abgebaut
Ausstattung & Wohlfühlfaktor: höhenverstellbare Tische, moderne IT, Wasser, Kaffee & Snacks frei
Kurze Wege & starkes Team: flache Hierarchien, kollegialer Austausch, Betriebsausflüge & freiwillige Events
Wertschätzendes Klima: Wir leben eine Lob und Dank Kultur
Einfache Anfahrt: Parkplätze vor der Tür, guter S-Bahn-Anschluss Richtung Karlsruhe/Heidelberg

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
Routine in Verwaltung/Rechnungswesen und im Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise Centron)
Sicherer Umgang mit IT- & Office-Infrastruktur
Teamfähig, zuverlässig, verantwortungsbewusst und motiviert
Erfahrung im KMU-Umfeld von Vorteil

Wie geht es weiter?

Klingt gut? Werden Sie Teil unseres motivierten Teams Senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung an Nach interner Prüfung ihrer Unterlagen melden wir uns bei Ihnen.

IT Collection Service GmbH

Jobs:

Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d)

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