Personaldisponent (m/w/d) im Event- und Messecatering

Permanent employee, Full or part-time – Kirberg Catering in Köln Deutz

Über deine neue berufliche Heimat

Wir sind nicht einfach nur ein Cateringunternehmen – wir sind die Macher unvergesslicher Events! Wir sorgen für erstklassigen Service und magische Momente. Ob glamouröse Galadinner oder exklusive Firmenfeiern – wir lassen jedes Event strahlen.

Deine Aufgaben

Personalbedarfsplanung

Analyse der monatlich wechselnden Veranstaltungen nach Art, Größe und Tageszeit unter Berücksichtigung von Parallelveranstaltungen und Saisonalität
Erstellung des monatlichen Forecasts u.a. zur Weitergabe an die PersonaldienstleisterInnen
Ermittlung des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs (Service, Bar, Auf- und Abbau, Küche)
Vorausschauende Planung mit Blick für Details, Abläufe und mögliche Engpässe
Zusammenstellung von Teams, die sich in Arbeitsweise und Tempo sinnvoll ergänzen

Dienst- und Einsatzplanung

Erstellen der Dienstpläne / bedarfs- und budgetorientiert
Einsatzplanung nach Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit und persönlicher Stärke
Sicherstellung von gesetzlichen Vorgaben wie Ruhezeiten, Mindestarbeitszeit, Pausenzeiten
Strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise auch bei hoher Komplexität

Koordination von Stamm- und Zusatzpersonal

Organisation von Leihpersonal, geringfügig Beschäftigten
Aufbau und Pflege eines Personalpools
Planung von Ersatzpersonal bei Ausfällen
Gutes Gespür dafür, welche Mitarbeitenden in welchen Situationen besonders gut funktionieren
Ruhiger, wertschätzender Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten

Kommunikation und Schnittstellenmanagement

Enge Abstimmung mit Veranstaltungsmanagement, Bankettleitung, Logistik und Küche
Klare Kommunikation von Einsatzzeiten über Personalbestellungen
Erstellen von veranstaltungsbezogenen Briefings und Bereitstellung aller Informationen
Einholung und Übermittlung von Feedback über einsatzbezogene Leistungen
Verbindliche, klare Kommunikation – auch wenn es schnell gehen muss
Sicheres Auftreten in stressigen Situationen

Kosten- und Effizienzprüfung

Kontrolle und Optimierung der Personaleinsatzplanung (Zeiten und Quantität)
Kontrolle und Erfassung der Personalkosten und der digitalen Stundenerfassung (gastromatic, Bankettprofi)
Vorbereitende Buchhaltung im System bomito Back Office Management
Nachkalkulation zur Überprüfung von Personaleinsatz- und Reisekosten
Sorgfältiger Umgang mit Zahlen, Zeiten und Budgets
Erkennung von Mustern zur kontinuierlichen Verbesserung der Planung

Operatives Doing

Reaktion auf kurzfristige Änderungen (Gästezahlen, Zeitverschiebungen)
Durchführung der Check-ins und Check-Outs bei größeren Veranstaltungen
Koordination von Personalschulungen
Führen von Bewerbungsgesprächen und Auswahl neuer ServicemitarbeiterInnen
Schnelle, klare Entscheidungen, wenn Situationen es erfordern
Ruhe und Überblick auch unter Zeitdruck

Das bringst du mit

Abgeschlossene gastronomische oder kaufmännische Ausbildung wünschenswert
Erfahrungen im Personalwesen von Vorteil
Kommunikationsstärke – klar, verbindlich und wertschätzend
Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Freude an strukturiertem Arbeiten
Ein gutes Gespür für Menschen und ihre unterschiedlichen Arbeitsweisen
Die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben und Prioritäten zu setzen
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
IT-Affinität, Kenntnisse in digitalen Personalsystemen von Vorteil
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Das bieten wir dir

Wir bieten Dir moderne Arbeitszeitkonzepte um deinem Privatleben, neben der Arbeit, den nötigen Raum zu geben.

Wir zahlen über tarifliche Gehälter , die deiner Erfahrung und deinen Kenntnissen gerecht werden. Unser Ziel ist es langfristig mit zufriedenen Mitarbeitenden zusammenzuarbeiten, daher sind die Arbeitsverträge unserer Festangestelltenunbefristet. Durchschnittlich sind unsere Mitarbeitenden seit über 6 Jahren bei uns beschäftigt, ein herausragender Wert in der Branche.

Bei uns heißt es „Du “ und wir begegnen uns alle auf Augenhöhe : vom Auszubildenden bis zur Geschäftsführung. Unsere Firmenevents und -feiern schweißen unser Team zusammen und machen natürlich auch Spaß .

Wir lassen dich nicht allein: Aller Anfang ist schwer und um dich hier bestmöglich zu unterstützen, steht dir direkt zu Beginn ein Buddy zur Seite, der dich begleitet und dir alle Fragen beantwortet. Aber auch alle anderen Mitarbeitenden freuen sich auf neue Kollegen und helfen dir. Wir stehen Dir mit einem offenen Ohr bei Problemen zur Seite, auch außerhalb des rein beruflichen Umfelds und versuchen Dich bestmöglich zu unterstützen. Gemeinsam ist man schließlich stärker!

Du brauchst Unterstützung bei einer privaten Veranstaltung ? Wir sind Eventprofis und helfen dir gerne mit Rat und Tat, aber auch mit Ausrüstung. Möchtest du bei uns in der „Dank Augusta“ oder im „Haus Diepental“ essen gehen oder eine kleine Feier ausrichten? Gerne, du zahlst nur die Hälfte.

Wir denken mit Dir auch schon an Morgen. Eine betriebliche Altersvorsorge bieten wir dir selbstverständlich an, genauso wie einen spürbaren Firmenzuschuss hierzu. Zudem veranstalten wir regelmäßig Gesundheitstage und Online Gesundheitsseminare zur Unterstützung des Wohlbefindens.

In unserem Rabattportal genießt du bei über 800 Unternehmen Rabatte und Vorteile.

Nachhaltigkeit ist bei uns nicht nur Marketing, sondern einer unserer Grundwerte , die wir leben. Daher kannst du bei uns ein Deutschlandticket erhalten, samt eines Zuschusses. Unser Unternehmen ist verkehrsgünstig gelegen und ist auch mit dem ÖPNV sehr gut erreichbar. Solltest du mit dem Auto anreisen wollen, bieten wir dir eigene Parkplätze . Zudem arbeiten wir im Personalbereich nahezu volldigital und sparen damit Unmengen an Papier ein.

Wir entwickeln uns stetig weiter und bieten dies auch unseren Mitarbeitenden mit Coachings und Schulungen , die dich und deine Karriere auf das nächste Level bringen. Deine Ideen und Wünsche sind auch hierzu immer willkommen.

Wir haben eine Verantwortung für das Unternehmen, aber auch für die Gesellschaft. Deswegen geben unsere Mitarbeitenden an zwei Social Days pro Jahr auch etwas zurück. An diesen bezahlten Tagen kannst du ein soziales Projekt unterstützen .

Bis zu 32 Tage Urlaub , denn Heiligabend und Sylvester sind jeweils ein halber Tag frei und manchmal auch der Rosenmontag.

Wir schätzen Diversität in unserem Unternehmen -jede*r ist bei uns herzlich willkommen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, Ethnizität und sexueller Orientierung.

Wir suchen Mitarbeitende, die mit uns gemeinsam erfolgreich sein wollen und denen Nachhaltigkeit , ein fairer Umgang untereinander und Professionalität gegenüber Kunden und Gästen genauso wichtig sind wie uns. Und nicht zuletzt: Unsere Mitarbeitenden haben einen echten Gestaltungsspielraum bei der Arbeit – bring deine Ideen ein und setze sie um!

Kirberg Catering wurde im Jahr 1982 fast aus einer Laune heraus mit Künstler-Catering für namhafte Rock ’n’ Roll Bands gegründet. Der Beginn bestand bereits Speisen anders zuzubereiten und zu inszenieren: frischer, geschmackvoller und unkonventioneller. Diese Haltung ist geblieben, denn das Überraschende und Mutige ist unverändert das Markenzeichen von Kirberg Catering. Themen und Anlässe der Kunden werden mit Kulinarik und einer sinnlichen Inszenierung zu einer individuellen Culinary Story verwoben. Neben dem Catering für namhafte nationale und internationale Unternehmen und Ihre Gäste ist Kirberg exklusiver Gastronomiepartner der Flora Köln, Cateringpartner der Koelnmesse, sowie diverser Eventlocations in Köln, Düsseldorf und Essen und betreibt neben dem Kurhaus Bad Honnef, das Gartenlokal Dank Augusta in der Flora sowie das Ausflugslokal Haus Diepental.

Wir freuen uns, dass uns als Arbeitgeber viele namhafte Auszeichnungen verliehen wurden. FOCUS Business zählt uns zu den "Top Arbeitgebern Mittelstand 2026 ", das Handelsblatt und bei kununu sind wir seit 2024 mit dem "Top Company " Siegel ausgezeichnet und haben einen Score von 4,3 . Das Handelsblatt hat uns in das Ranking der "Besten Arbeitgeber 2025 " aufgenommen und uns zudem im Jahr 2024 in die Kategorie "BESTE Ausbilder " aufgenommen.

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Kirberg GmbH