CSMM versteht sich als Architektur- und Beratungsunternehmen, das sich auf Bürogebäude und Arbeitswelten im In- und Ausland spezialisiert hat. Seit mehr als 20 Jahren entwerfen, planen und realisieren die Expert*innen Hochbauprojekte und Innenräume an ihren Standorten München, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und Warschau. Das 100-köpfige interdisziplinäre Team begleitet sowohl Vermieter*innen und Eigentümer*innen als auch Mieter*innen und Nutzer*innen von Gewerbeimmobilien bei allen kreativen sowie ökonomischen Entscheidungen rund um die Immobilie und das individuelle Bürokonzept.

Wir suchen ab sofort einen Office & Event Coordinator (w/m/d) in Vollzeit. In dieser Position verantwortest du den reibungslosen Ablauf im Bereich Office Management am Standort München und unterstützt ausgewählte Themen unserer weiteren Standorte. Du arbeitest eng mit dem Head of Office Management zusammen und übernimmst eine koordinierende, strukturierende Rolle mit hoher Eigenverantwortung.

Aufgaben

Office-Management-Themen

Organisation und Steuerung des gesamten Büroalltags (Empfang, Telefonzentrale, Besucherbetreuung)
Kontaktperson für Kunden, Besucher und externe Ansprechpartner sowie Visitenkarte des Unternehmens nach außen und innen
Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei allen Office Management-Themen
Unterstützende Mitbetreuung ausgewählter Themen unserer weiteren Standorte in koordinierender Funktion
Verantwortung für die Bürofläche am Standort München
Zentrale Ansprechperson für Hausverwaltung, Handwerker und externe Dienstleister
Koordination von Wartungen, Reparaturen und Reinigungsleistungen
Organisation und Überwachung von Arbeitssicherheit, Brandschutz, Unterweisungen und Fristen
Schlüsselverwaltung sowie Sicherstellung von Ordnung in Küchen, Besprechungsräumen und Allgemeinflächen
Serviceorientierter Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern

Event Management (intern & extern)

Planung, Organisation und Betreuung interner Mitarbeiterevents (z. B. Wiesn, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Geburtstagsrunden)
Organisation von Kundenevents am Standort München (ca. 3–4 pro Jahr) inklusive Einladungsmanagement
Unterstützung bei der Organisation von Kundenevents an weiteren Standorten (keine Vor-Ort-Betreuung)

Einkauf & Beschaffung

Betreuung von Lieferanten-, Rahmen- und Dienstleistungsverträgen
Einkauf und Bestandsmanagement von Büromaterialien und Verbrauchsgütern inkl. vorausschauender Bedarfsplanung
Fuhrparkmanagement (Leasing, Versicherungen, Kilometerstände, Wartungskoordination)
Betreuung von Telekom-, Betriebs- und Haftpflichtversicherungen
Rechnungskontrolle und standortbezogene Einkaufskoordination
Verantwortung für Kreditkartenabrechnungen (Geschäftsführung und Office Management) sowie Schnittstelle zur Buchhaltung
Kassenführung und Abwicklung bargeldrelevanter Vorgänge in Abstimmung mit der Buchhaltung

Administration & Organisation

Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Einrichtung neuer Arbeitsplätze in Zusammenarbeit mit HR und IT
Post-, Versand- und Kurierkoordination
Pflege und Strukturierung von Kontakt- und Organisationsdaten
Unterstützung bei Archivierung, Jubiläen, Mitarbeitergeschenken und interner Kommunikation

IT- & Schnittstellenkoordination

Koordination mit externem IT-Dienstleister bei On- und Offboarding
Pflege von IT-Inventar, Berechtigungen, Verteilern und Organisationshilfen, Unterstützung bei der Administration von Software- und Lizenzthemen in Absprache mit IT-Dienstleister

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Office-, Kanzlei-, Beratungs-, Hotel- oder Verwaltungsumfeld
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, idealerweise mit Event- oder Facility-Bezug
Sehr selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hands-on-Mentalität mit Blick für effiziente Prozesse und Optimierung
Wirtschaftliches Denken, ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
Bereitschaft, sich in Themen wie Arbeitssicherheit und Brandschutz einzuarbeiten
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

Wir bieten

Abwechslungsreiche Aufgaben im Office Management und Event Management mit hoher Eigenverantwortung
Verantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Unbefristete Festanstellung
Flexible Arbeitszeitgestaltung
Umfangreiches Onboarding-Programm
EGYM Wellpass
Bikeleasing
Ein professionelles, kollegiales Team, das sich auf deine Unterstützung freut

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

#J-18808-Ljbffr

Modal M

Jobs:

Office & Event Coordinator (w/m/d)

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S&S gemeinnützige Gesellschaft für Soziales mbH, family support GS II