Office Experience Coordinator (w/M)

Vollzeit (40 Std./Woche) | befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung | Berlin

Zur Verstärkung unseres Berliner Büros suchen wir ab sofort eine serviceorientierte, strukturierte und hands‑on arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Office Experience.

Ihre Aufgaben

Empfang & Client Experience

Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher
Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
Sicherstellung einer durchgehend positiven Ankunfts- und Aufenthalts-erfahrung im Einklang mit unseren Client Service Principles
Koordination von Besucherbüros inkl. Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen

Conference Center & Veranstaltungsbetreuung

Eigenständige Verwaltung und Koordination aller Konferenz- und Besprechungsräume
Abstimmung mit internen Stakeholdern zu Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen
Bestellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Caterings inkl. Küchen- und Pantryarbeiten
Unterstützung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Mandanten‑meetings, Recruiting‑Events, Präsentationen)
Unterstützung von Ordnung, Sauberkeit und Re‑Konfiguration von Konferenz‑, Küchen‑ und Gemeinschaftsbereichen
Gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Arbeitszeiten (mit zeitnahem Freizeitausgleich)

Office Services & Facility Management

Tägliche Kontrollgänge durch Büro‑ und Allgemeinflächen zur Sicherstellung von Qualität, Sauberkeit und Funktionalität
Koordination von Reparaturen, Wartungen und externen Dienstleistern inkl. Qualitätskontrolle
Ansprechpartner für Hausverwaltung und externe Servicepartner
Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten (z. B. Austausch Leuchtmittel, kleinere technische Störungen – Kaffeemaschine, etc.)
Organisation von Büro‑Setups, internen Umzügen sowie Material- und Lagerverwaltung
Verwaltung, Bestellung und Auffüllung von Büro‑, Küchen‑ und Verbrauchsmaterialien

Administration & interne Unterstützung

Allgemeine administrative Tätigkeiten am Empfang (Listenpflege, Übersichten, Rechnungsprüfung)
Unterstützung bei Onboarding‑ und Offboarding‑Prozessen
Mitarbeit an Sonderprojekten sowie kontinuierliche Optimierung interner Abläufe
Unterstützung des Operations‑Teams auch bei vertraulichen Themen
Einhaltung von Sicherheits‑, Datenschutz‑ und Vertraulichkeitsrichtlinien

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, als Office Assistant oder vergleichbare Qualifikation
Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Empfangs‑, Service‑ oder Office‑Umfeld, idealerweise in einer internationalen Kanzlei oder der gehobenen Hotellerie
Sehr hoher Service‑ und Qualitätsanspruch sowie ausgeprägtes Organisationstalent
Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägter Blick für Details
Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Das bringen Sie außerdem mit

Sehr gute Kenntnisse in Outlook, MS Word, und gute Kenntnisse in Excel
Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
Flexibilität für die Arbeit im gemeinsam geplanten Drei‑Schicht‑System (zwischen 8:00 und 20:00 Uhr)

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem inter‑nationalen Kanzleiumfeld
Ein kollegiales, humorvolles Team mit flachen Hierarchien
Viel Eigenverantwortung und Raum für Ideen und Prozessverbesserungen
Attraktive Vergütung im Bereich von 38.000 € bis 50.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung
Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im Herzen von Berlin

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an

#J-18808-Ljbffr

Morrison Foerster