Ihr Profil
Wir suchen eine/n vielseitige/n und zuverlässige/n Finance and HR Assistant, der/die uns bei den anfallenden Tätigkeiten in unserer Finanz- und Personalabteilung unterstützt. Der/die erfolgreiche Kandidat/in sollte ein/e Teamplayer/in sein, ein solides Verständnis der Buchhaltungsgrundsätze und Praktiken besitzen, sowie über Grundkenntnisse im Personalwesen verfügen sowie über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.

Fundierte Kenntnisse im Bereich des Rechnungs- und Personalwesens, sicherer im Umgang bei den relevanten Office Anwendungen, insbesondere Excel und Word, sowie eine sorgfältige Arbeitsweise sind unerlässlich. Idealerweise sind auch Kenntnisse in SAP vorhanden, aber nicht zwingende Voraussetzung.

Über Den World Health Summit
Der World Health Summit ist eine der international bedeutendsten Konferenzen für globale Gesundheitsfragen und bringt seit 2009 jedes Jahr im Oktober führende Experten aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft in Berlin zusammen mit dem Ziel, die Verbesserung der Weltgesundheit voran zu treiben.

Organisiert und verwaltet wird die Konferenz durch die WHS Foundation GmbH, einem 100%-igem Tochterunternehmen der Charité – Universitätsmedizin Berlin.

Weitere Informationen:

Hintergrund
Unsere Buchhaltung wird innerhalb des Konzerns per Dienstleistungsvertrag durch den Geschäftsbereich Finanzen abgewickelt. Die vorbereitende Buchhaltung und Debitorenmanagement erfolgt in der GmbH. Als Tochterunternehmen unterliegen wir zudem dem Jahresabschluss durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft des Konzerns.

Die GmbH finanziert sich durch Öffentliche Gelder, Fördermittel und Sponsorengelder, die Verwaltung dieser erfolgt unabhängig von der Muttergesellschaft in unserer Finanzabteilung.

Aufgaben

Bearbeitung der vorbereitenden Buchhaltung nach buchhalterischen Vorgaben
Überprüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen
Überprüfung und Erfassung von Reisekostenabrechnungen
Überprüfung und Erfassung von Erstattungsbelegen
Führen des Kassenbuchs inkl. Monatsabschluss
Überprüfung von Kontoauszügen inkl. Kreditkartenabrechnungen
Debitorenmanagement
Erstellen von Ausgangsrechnungen
Überwachung von Zahlungszielen
Bearbeitung von Anfragen zur Eintragung der GmbH als Kreditor bei Partnerorganisationen
Unterstützung bei öffentlichen Ausschreibungen
Erstellen von Finanzübersichten, Aufbereitung von Daten für die Abteilungsleitung und Geschäftsführung
Bearbeitung von Anfragen (mit) der Buchhaltung, der Charité, dem Steuerberater, der Bank sowie Kreditoren und Debitoren
Unterstützung im Personalwesen
Urlaubs- und Krankheitsmanagement
Mitarbeit im Recruitingprozess
Begleitung des On- und Ofboardings
Korrespondenz mit Krankenkassen, Ämtern etc.

Profil

betriebswirtschaftliches Studium, bevorzugt im Finanz- und/bzw. Personalwesen
Grundkenntnisse der ordnungsgemäßen Buchführung
Grundkenntnisse im Arbeitsrecht
Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache, in Wort und Schrift
Kenntnisse von SAP wünschenswert
Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Sorgfalt, Eigeninitiative sowie hohe Lern- und Leistungsbereitschaft

Wir bieten
6 Wochen Jahresurlaub (3-Tage-Woche = 18 UT)

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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World Health Summit

Jobs:

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