Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofort

Wir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert.

ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose: Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden.

Sie arbeiten eng mit unserem CEO zusammen und sorgen dafür, dass er sich auf die wesentlichen strategischen Entscheidungen konzentrieren kann. Als Executive Assistant strukturieren, priorisieren und koordinieren Sie die relevanten Informationen, Vorgänge und Abläufe – hochprofessionell, diskret und verbindlich.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

Filtern, triagieren und bündeln aller CEO‑relevanten Themen
Sicherstellen, dass der CEO die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält
Selbstständiges Einholen von Informationen und Einschätzen der Relevanz

Meeting-Management & Follow-up

Erstellung klarer Agenden
Präzise Protokolle inkl. Owners & Deadlines
Konsequentes Nachhalten offener Aufgaben
Vermeidung unnötiger Schleifen oder CC‑Kaskaden

Case Board Management

Strukturierte Steuerung von Themen in Recht, Bau, Versicherung und Projekten
Aktualisierung von Fristen, Risiken und Dokumenten
Vorbereitung der relevanten Entscheidungsunterlagen

Dokumentation & Entscheidungsgrundlagen

Erstellung prägnanter 1‑Pager für Entscheidungen
Erstellung von Präsentationen, Übersichten und Statusreports
Sicherstellen einer sauberen, nachvollziehbaren Dokumentation

Externe Partner & Stakeholder

Koordination von Anwälten, Agenturen, Dienstleistern
Sicherstellung von Fristen, Deliverables und strukturierter Kommunikation

CEO Kalender & Shielding

Effiziente Termin- und Ablaufplanung
Schutz des CEOs vor operativen Ablenkungen
Steuerung von Prioritäten und Zeitblöcken

Qualifikation

Ihr Profil

Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung
Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung auf C‑Level
Erfahrung in unternehmerischen, dynamischen Umfeldern
Routine im Umgang mit komplexen Strukturen (z.B. mehrere Gesellschaften, Projekte, Bau, Recht)
Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote)
Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Ihre Arbeitsweise

Sehr schnelle Auffassungsgabe und hohes Umsetzungstempo
Präzise schriftliche Kommunikation
Strukturierte, saubere Dokumentation
Proaktive Informationsbeschaffung
KPI‑orientiertes Denken
Klare Durchsetzungsfähigkeit ohne Lautstärke

Ihre Persönlichkeit

Höchste Diskretion und Integrität
Belastbar, stabil, zuverlässig
Keine Selbstdarstellung, kein Mitsteuerungsanspruch
Respektvoll und klar im Umgang
Professionalität in stressigen Situationen

Benefits

Was Sie erwartet:

Eine Schlüsselposition nahe der Geschäftsführung
Ein starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebt
Ein Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet
50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
Corporate Benefits & großzügige Ausstattung am Arbeitsplatz
Ein familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter Mission

Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht.

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.

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ZEINpharma I The Healthspan Company

Jobs:

Executive Assistant (m/w/d) - CEO Office

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Dr. Zimmermann Stift

Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM)