Administrative Assistenz (6661)

Das Life Science Karriere Netzwerk

CTC vereint Expert:innen aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Unsere Projekte tragen dazu bei, innovative Behandlungsmethoden für Patient:innen zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidat:innen begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Administrative Assistenz (50%-Pensum)

Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht Administrative Assistenz für eine befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung (mit Option auf Verlängerung) für den Standort Marburg, Deutschland.

Verantwortlichkeiten

• Erstkontakt für interne/externe Anfragen
• Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
• Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten, in Deutsch und Englisch
• Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung, überwiegend in Englisch
• Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Aktualisieren Intranet/Sharepoint)
• Erstellen von Korrespondenz, vorwiegend in Englisch
• Durchführen von Recherchen und Aufbereiten von Daten und Informationen
• Inhaltliche Vorbereitung und Erarbeitung von Präsentationen auch zu komplexen Sachthemen im Erstentwurf, überwiegend in Englisch
• Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
• Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
• Bestellkoordination (e-Biss, SAP)
• Ausführen von kleineren Übersetzungen bzw. Koordination von größeren Übersetzungen
• Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen
• Planen und Organisieren von lokalen und globalen Veranstaltungen, Sitzungen, Tagungen etc., auch in Zusammenarbeit mit Externen
• Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination
• Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
• Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
• Eingeben von Personaländerungsmeldungen
• Führen von Bestandslisten
• Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
• Koordinieren der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze
• Erstellen der erforderlichen Korrespondenz
• Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten
• Monitoring des Abteilungsbudgets

Qualifikationen

• Einige Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Deutsch und Englisch fliessend

Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen.