Assistenz der Amtsleitung - Tiefbauamt

• Flexibilität. Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home-Office
• Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Umfangreiches Fortbildungsangebot intern sowie extern für eine vielfältige Zukunft in über 42 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Eigenbetrieben 
• Vorsorge. Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen 
• Entspannt unterwegs. Carsharing oder Nutzung der Kieler Sprottenflotte für Dienstwege 
• Sicherheit. Sicherer Arbeitsplatz auch in Krisen

Das Tiefbauamt ist mit zurzeit rund 320 Mitarbeiter*innen und einem erheblichen jährlichen Budget eines der größten Ämter der Landeshauptstadt Kiel. Im Dezernat Umwelt, Klimaschutz und Mobilität entwickelt, plant, und baut das Tiefbauamt der Stadt Kiel nachhaltig die Stadt von morgen – egal ob unter der Erde mit Kanälen oder über der Erde mit Brücken, Straßen und Radwegen. 

Die Aufgaben des Amtes umfassen die zentrale Steuerung und Intendanz, Mobilität und Strategie, Planen und Bauen, Betrieb und Unterhaltung und den Ingenieurbau. 

Mit Ihrer selbstständigen Arbeitsweise und Ihrem Organisationstalent führen Sie das Vorzimmer des Amtsleiters und schaffen einen professionellen Rahmen für die Amtsleitung.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Amtsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben 
• Verantwortung für das Terminmanagement, Protokollführung sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen 
• Koordinierung und Bearbeitung des Schriftverkehrs – sowohl intern als auch extern mit Bürger*innen 
• Prüfung der Kalkulationsgrundlagen in der Abwassergebührenveranlagung 
• Bearbeitung des Dialog-, Petenten- und Beschwerdemanagements, indem Sie Stellungnahmen einholen und nach deren Rücklauf die Antwortschreiben fertigen bzw. abstimmen 
• Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Präsentationen, Berichten und Vorlagen 
• Schnittstelle zum Dezernat VI, zu anderen Ämtern, Fachbereichen und externen Ansprechpartner*innen

• Ausbildung. abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf
  oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
• Erfahrung. Mind. 3-jährige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in einem Bereich mit Außenwirkung z. B. als Teamassistenz sind erforderlich.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind freundlich und serviceorientiert, haben Spaß an neuen Aufgaben und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Sie haben ein Organisationstalent, sind diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Sie arbeiten selbständig, strukturiert und zuverlässig.

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung.