Assistenz (m/w/d) für Organisation und Verwaltung

Die Gemeinde Höhenkirchen-Siegertsbrunn mit ca. 11.000 Einwohner*innen und guter Infrastruktur liegt umgeben von Natur in unmittelbarer Nähe zur Landeshauptstadt München. Unser Team ist für die Bürger*innen von Höhenkirchen-Siegertsbrunn da und gestaltet die Zukunft der Gemeinde mit.

Sie übernehmen vielseitige organisatorische und administrative Aufgaben, die die Geschäftsleitung, die Bürgermeisterin und den Geschäftsbereich Zentrale Angelegenheiten betreffen. Dazu gehören insbesondere:

· Büroorganisation und Assistenz: Bearbeitung von Post und E-Mails, Ablage, Aktenführung, Rechnungsbearbeitung, Terminkoordination sowie Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen

· Sitzungs- und Gremienarbeit: Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der gemeindlichen Gremien, Erstellung von Beschlussvorlagen, Durchführung des Sitzungsdienstes (abends; in der Regel zweimal im Monat)

· Veranstaltungsmanagement und Raumkoordination: Planung, Organisation und Nachbereitung interner Besprechungen und externer Veranstaltungen; Belegungsmanagement für gemeindeeigene Räumlichkeiten

· Kommunikation und Empfang: Mitarbeit in der Telefonzentrale, Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Auskunftserteilung und interne Koordination

· Projekt- und Verwaltungsunterstützung: Bearbeitung bereichsübergreifender Themen, Unterstützung bei Projekten und enge Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen

· Abgeschlossene Ausbildung: Verwaltungsfachangestellte*r (VFA-K), Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation

· Bürger- und Serviceorientierung: Verbindliches, freundliches Auftreten gegenüber Bürger*innen und Kolleg*innen

· Selbstständige Arbeitsweise: Strukturierte, gewissenhafte und ergebnisorientierte Bearbeitung von Aufgaben

· Belastbarkeit: Fähigkeit Arbeitsspitzen zu bewältigen; Teilnahme an Sitzungen und Abendterminen

· Kommunikation und Teamfähigkeit: Gutes Ausdrucksvermögen und kooperatives Auftreten

· IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS-Office; Kenntnisse im Sitzungsmanagementsystem MoreRubin von Vorteil

· Moderner und sicherer Arbeitsplatz: abwechslungsreiche Tätigkeit im Team unserer Kommunalverwaltung

· Flexibilität : Großzügige Gleitzeitregelung

· Fortbildung: vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten Unterstützung Ihrer beruflichen Weiterentwicklung

· Vergütung und Sozialleistungen: Tarifgerechte Bezahlung nach TVöD einschließlich Großraumzulage München sowie Zusatzversorgung, Leistungsentgelt und Jahressonderzahlung

· Attraktive Zusatzleistungen: Sachbezug, Fahrtkostenzuschuss/Jobticket, Fahrradleasing

· Unterstützung: Hilfe bei der Suche nach Kinderbetreuungsplätzen und Wohnungssuche

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