Assistenz Vice President Retail

Erfolg ist immer eine Sache der richtigen Einstellung

Tradition und Innovation prägen die Kultur der Klosterfrau wie kaum ein anderes Unternehmen. Die Qualität unserer Mitarbeiter, ihre Motivation und ihr Engagement sind zentraler Bestandteil unseres Unternehmenserfolges, der uns in zu einem führenden Anbieter bei der Selbstmedikation in Deutschland gemacht hat.

Sie sind ein Organisationstalent und lassen sich auch in stressigen Situationen nicht aus der Ruhe bringen? Sie sprechen deutsch und englisch mindestens auf Level C1 und haben Spaß an der Arbeit im Vertriebsumfeld? Dann haben wir den richtigen Job für Sie:

Wir suchen Sie als Assistenz Vice President Retail (m/w/d)

Teilzeit, unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Kalendermanagement für den VP: Terminplanung, Abstimmung mit internen/externen Partnern und Fristenüberwachung.
• Reiseorganisation: Buchung von Transport und Unterkunft, Erstellung von Reiseunterlagen und Abrechnung über SAP Concur.
• Besprechungskoordination: Planung, Einladung, Raum-/Technikorganisation sowie Protokollführung und To-do-Verfolgung.
• Postbearbeitung & Ablage: Sortierung und Weiterleitung der Post, Pflege digitaler und analoger Ablagesysteme.
• Administrative Unterstützung: Erstellung von Schreiben und Vorlagen, Pflege von Kontaktlisten und Materialbestellungen.
• Besuchermanagement & Bewirtung: Empfang von Gästen, Organisation von Catering und Koordination von Abwesenheiten.
• Event- & Projektunterstützung: Mitwirkung bei Team-Events, Außendiensttagungen, Musterversand und Sponsoringaktivitäten.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar.
• 1–3 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement, insbesondere bei Kalender-, Reise- und Meetingkoordination.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie Outlook, MS Teams, SAP Concur und dem MS Office-Paket.
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift sowie Erfahrung in Protokollführung und To-do-Verfolgung.
• Diskretion, Eigeninitiative und Belastbarkeit, auch bei kurzfristigen Änderungen oder hohem Arbeitsaufkommen.
• Serviceorientiertes und teamfähiges Auftreten, mit Freude daran, die Führungskraft aktiv zu entlasten.

Wir bieten Ihnen:

• Hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten – für mehr Freiheit und Eigenverantwortung
• 30 Tage Urlaub bei einer Vollzeitstelle für Ihre Erholung und Work-Life-Balance
• Urban Sports Club-Mitgliedschaft – für Ihre sportliche Auszeit nach Feierabend
• Bezuschusstes Deutschlandticket – für eine nachhaltige und kostengünstige Mobilität
• Gesundheitsmaßnahmen über unsere Betriebsmedizin – Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen
• Eine hauseigene Kantine mit abwechslungsreichen und gesunden Angeboten
• Kostenfreie Getränke und frisches Obst – für den täglichen Energiekick
• Attraktive Corporate Benefits – exklusive Rabatte bei zahlreichen Partnern

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann senden Sie uns noch heute Ihre aussagekräftige Bewerbung. Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen.

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