Executive Assistant and Team Coordinator (m/w/d)

Executive Assistant and Team Coordinator (m/w/d)

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About Our Client

Für ein modernes, internationales Private-Equity-Unternehmen mit Sitz im Herzen Münchens suchen wir eine erfahrene Executive Assistant , die neben der klassischen Unterstützung auf Executive-Level auch Verantwortung für die Koordination und fachliche Betreuung eines Assistenzteams übernimmt.

Job Description

• Umfassende Unterstützung eines oder mehrerer Executives im Tagesgeschäft
• Professionelles Kalender-, Reise- und Meeting-Management
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Unterlagen und Präsentationen
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf internationaler Ebene
• Diskretes und effizientes Handling vertraulicher Informationen
• Ansprechpartner:in und Bindeglied für das lokale Assistenzteam (ca. 7 Kolleg:innen)
• Koordination von Abläufen, Standards und Prozessen im Assistenzbereich
• Onboarding neuer Teammitglieder sowie fachliches Mentoring
• Schnittstelle zu HR, IT und weiteren internen Abteilungen bei organisatorischen Themen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Tools, Strukturen und Best Practices

The Successful Applicant

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant in einem internationalen Umfeld - idealerweise im Finanz-, Beratungs- oder Investmentbereich
• Erste Erfahrung in der Koordination oder fachlichen Betreuung eines Teams von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Serviceorientierung und absolute Diskretion
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Outlook, Zoom, etc.)
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

What\'s On Offer

• Vielseitige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Unterstützung für berufliche Weiterentwicklung und Aufstiegschancen.
• Ein starkes Augenmerk auf Zusammenarbeit, mit flachen Hierarchien und einem unterstützenden, inklusiven Arbeitsumfeld
• Täglich Lunch
• Angebote wie betriebliche Altersvorsorge, Reisevergünstigungen oder Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Zugang zu Programmen zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, darunter Gesundheitschecks, Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Wellness-Initiativen
• 30 Urlaubstage
• Wettbewerbsfähige Gehälter und leistungsabhängige Bonusstrukturen

Contact

Florina Jakupi

Quote job ref: JN-

Seniority level

• Mid-Senior level

Employment type

• Full-time

Job function

• Administrative

Industries

• Staffing and Recruiting

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