Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht, und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann sei Teil von IronMaxx als Executive Assistant und unterstütze unseren CEO dabei, geschäftliche und private Projekte reibungslos zu steuern.

Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Diskretion und Deinem Gespür für Prioritäten bringst Du Struktur, Effizienz und Ruhe in den dynamischen Alltag unseres Unternehmens.

Ready to perform? Deine Aufgaben mit MAXXimalem Fokus

Responsibilities

• Strategische und operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings, Reisen und Events
• Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern – national und international
• Souveräne Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente und Verträge
• Verantwortung für die Termin- und Fristenkontrolle sowie effiziente Koordination offener Themen
• Mitwirkung bei Projekten der Unternehmenskommunikation, PR und Sonderinitiativen der Geschäftsführung

Immobilienmanagement & Projektkoordination

• Unterstützung bei der operativen und administrativen Verwaltung des geschäftlichen und privaten Immobilienportfolios
• Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Überwachung von Mietverträgen, Zahlungen und Nebenkostenabrechnungen
• Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten
• Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
• Unterstützung bei Investitions-, Kauf- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich

Alltagskoordination & Business Support

• Planung und Koordination von privaten Terminen, Events und Reisen des CEOs
• Buchung von Flügen, Hotels und Transport sowie Vorbereitung aller relevanten Unterlagen
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im beruflichen wie persönlichen Umfeld

Dein Skillset - stark wie unser Protein

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Immobilienwirtschaft oder Hospitality
• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) in einer vergleichbaren Position im Executive- oder Geschäftsleitungsumfeld
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe sowie im Projekt- oder Immobilienmanagement von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein Plus
• Diskrete, loyale und zuverlässige Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Professionelles, verbindliches Auftreten und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich
• Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z. B. bei Events oder Immobilienprojekten)
• Führerschein Klasse B

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