Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Die Thielemann Group ist eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Logistik, Innovation und Immobilienentwicklung. Mit über 600 Mitarbeitenden, einem Jahresumsatz von 400 Mio. Euro und Beteiligungen an führenden Logistikunternehmen gestalten wir aktiv die Zukunft der Supply Chain. Wir investieren in nachhaltige E-Commerce-Lösungen, moderne Logistikimmobilien und innovative Start-ups – mit dem Ziel, Logistik neu zu denken.

Standort: 41179 Mönchengladbach

Vollzeit & ab sofort

Aufgaben

Ihre Mission bei uns
Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung und übernehmen eine zentrale Rolle im operativen wie strategischen Tagesgeschäft. Sie sorgen für Struktur, Effizienz und einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen – mit Weitblick, Organisationstalent und Diskretion.

• Termin- und Reiseorganisation : Sie koordinieren Meetings, Geschäftsreisen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Kalender der Geschäftsführung
• Besprechungsmanagement : Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
• Dokumenten- und Präsentationserstellung : Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Berichten
• Vertragswesen : Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen
• Projektunterstützung : Mitarbeit an strategischen Projekten und eigenständige Übernahme von Sonderaufgaben
• Kommunikation und Schnittstellenfunktion : Du bist zentrale Ansprechperson für interne Teams und externe Partner und sorgst für einen professionellen Informationsfluss.
• Veranstaltungsplanung : Organisation interner und externer Events, inkl. Location, Catering und Gästemanagement
• Office- und Prozesskoordination : Optimierung organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft

Qualifikation

Das bringen Sie mit

• 3+ Jahre in einer vergleichbaren Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. BWL, Kommunikation, Management)
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigeninitiative & Priorisierungsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Kommunikationsstärke, souveränes Auftreten und ein sicheres Gespür für den Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern – intern sowie extern
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

Benefits

Das erwartet Sie bei uns

• Ein modernes, wachstumsorientiertes Arbeitsumfeld mit Raum für eigene Ideen