EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d)

Über das Unternehmen

Die Process (.-ING) GmbH ist eine führende Beratungs- und Ingenieurgesellschaft für Bio- und Pharmaprozesstechnik. Wir planen und validieren für renommierte Pharmaunternehmen die Prozesse zur Herstellung von lebenswichtigen Biopharmazeutika und sterilen Arzneimitteln. Wir gestalten Technik für die Pharmafabrik der Zukunft.

Ihre Aufgaben

• Terminplanung und -management
  • Organisation und Koordination von Terminen für die Geschäftsleitung, einschließlich Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen.
  • Überwachung von Fristen und Erinnerung an wichtige Termine.
  • Mitarbeit an besonderen Projekten und Aufgaben.
• Kommunikations- und Dokumentenmanagement
  • Verwaltung der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz, Filtern und Priorisieren von E‑Mails, Anrufen und Mitteilungen.
  • Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Geschäftsunterlagen, Berichten und Präsentationen.
  • Archivierung und Organisation von Dokumenten und Informationen.
• Reiseorganisation
  • Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport für Geschäftsreisen.
  • Erstellung von Reiseplänen und Bereitstellung relevanter Informationen.
• Marketing / Empfang und Gästebetreuung
  • Planen und Koordinieren von Marketingaktivitäten.
  • Professioneller Empfang von Besuchern und Geschäftspartnern.
  • Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks des Unternehmens.
  • Organisation von Veranstaltungen im Rahmen von internen Events sowie Klausurtagungen und Symposien.
  • Auswahl und Organisation von Präsenten und Werbeartikeln.
• Büroorganisation und Sicherstellung der Vertraulichkeit und Diskretion
  • Aufrechterhaltung eines organisierten Arbeitsumfelds für die Geschäftsleitung.
  • Bestellung von Büromaterialien und Koordination von Büroausstattung.
  • Gewährleistung der Vertraulichkeit sensibler Informationen und Geschäftsangelegenheiten.

Profil

• (+) Erfahrung in ähnlichen administrativen oder Sekretariatsfunktionen ist erforderlich, um mit den Anforderungen eines Bürobetriebes im Quartärsektor vertraut zu sein.
• (+) Die Fähigkeit, Termine zu planen, Prioritäten zu setzen und verschiedene Aufgaben effizient zu organisieren, ist entscheidend.
• (+) Klare mündliche und schriftliche Kommunikation ist unerlässlich, da die Executive Assistant häufig als Vermittler zwischen der Geschäftsleitung und anderen internen oder externen Parteien agiert. Da die Executive Assistant oft Zugang zu sensiblen Informationen hat, ist absolute Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Angelegenheiten zu wahren, von großer Bedeutung.
• (+) Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und flexibel auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren, ist wichtig. Die Beherrschung der gängigen Bürosoftware und technischen Tools, um effizient mit E‑Mails, Kalendern, Textverarbeitung und anderen Anwendungen umgehen zu können ist wichtig.
• (+) Die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und proaktiv Aufgaben zu erledigen, ohne ständige Anleitung sowie eine positive Einstellung und die Bereitschaft, bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, um die Bedürfnisse der Geschäftsführung zu erfüllen. Darüber hinaus sind Anpassungsfähigkeit an Veränderungen im Arbeitsumfeld und die Bereitschaft, sich neuen Herausforderungen zu stellen unerlässlich.

Wir bieten

• (+) Sie verdienen ein attraktives Gehalt und profitieren von den Leistungen des Process (.-ING) Versorgungswerkes. Ein individuelles Teilzeitmodell ist möglich.
• (+) Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
• (+) Vielfältige interne Schulungen und Weiterbildungsangebote.
• (+) Flexible Arbeitszeiten und ein Arbeitsumfeld, welches offen gegenüber innovativen Ideen und Anregungen ist.
• (+) Betriebliche Gesundheitsförderung und Versicherungsleistungen sowie Gesundheits- und Wellnessprogramme.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

Mit einer Empfehlung lassen sich Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch bei Process (.-ING) verdoppeln.

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