Stellenbeschreibung:

Deine Mission

Als Office Manager & Executive Assistant (d/m/w) sorgst du für einen professionellen, reibungslosen Ablauf im Büroalltag und entlastest die Geschäftsführung durch vorausschauende Organisation, klare Kommunikation und souveräne Koordination. Dabei berichtest du direkt an die Geschäftsführung und wirkst im Bereich Operations & Administration mit – im Wesentlichen mit folgenden Aufgaben:


• Du verantwortest die Organisation und Steuerung des gesamten Office-Managements am Standort Berlin.
• Du übernimmst die professionelle und diskrete Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (u.a. Kalendermanagement, Reisebuchungen und -abrechnungen).
• Du konzipierst und koordinierst interne Abläufe sowie die Kommunikation mit Stakeholdern – intern wie extern.
• Du planst und erstellst aussagekräftige Protokolle, Terminpläne und Präsentationen.
• Du übernimmst die Organisation und Betreuung von Meetings, Events und Veranstaltungen.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg:innen und bist erste Anlaufstelle im Büro.
• Du steuerst externe Dienstleister, kümmerst dich um das Büromaterial und sorgst für einen rundum gut organisierten Arbeitsplatz.
• Aufgrund deiner Verantwortlichkeiten arbeitest du grundsätzlich von Montag bis Freitag vor Ort


Dein Profil


• Du bringst umfangreiche Berufserfahrung als Office Manager und Executive Assistant mit – idealerweise im digitalen Umfeld, in einem Start-up oder Tech-Unternehmen.
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigenverantwortung und ein sicheres, professionelles Auftreten.
• Du hast einschlägige Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen und agierst stets diskret und vertrauenswürdig.
• Du arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und bist auch in hektischen Phasen belastbar.
• Du verfügst über eine ausgeprägte Hands-on Mentalität gepaart mit dem Optimismus die wechselnden Herausforderungen professionell zu meistern.
• Du zeichnest Dich durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch sowie einen routinierten Umgang mit MS Office (insb. Outlook, PowerPoint, Excel) aus.
• Du hast Freude daran, dich im Alltag proaktiv einzubringen und Dinge kontinuierlich zu verbessern.
• Du überzeugst mit außergewöhnlichen Team-Spirit, Eigeninitiative und einem sicheren Gespür für Prioritäten.

NOTE / HINWEIS:

EN: Please refer to Fuchsjobs for the source of your application

DE: Bitte erwähne Fuchsjobs, als Quelle Deiner Bewerbung