Stellenbeschreibung:

Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit einen gesellschaftlichen Beitrag zu leisten. Sie bringen mit uns die Digitalisierung der Hochschulzulassung voran? Sie unterstützen die Digitalisierung unserer Stiftung und Agilität unseres Verwaltungshandelns? Sie wünschen sich ein Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und vielen Veränderungsmöglichkeiten?

Dann werden Sie Teil der Stiftung für Hochschulzulassung!

Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform bewerben sich jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in Deutschland.

Wir treiben die Digitalisierung im deutschen Bildungssektor voran. Mit über 150 Mitarbeitenden erweitern wir unser Serviceportfolio kontinuierlich. Derzeit entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und leistungsfähiges Online-Zulassungsverfahren, um die Bildungsgerechtigkeit in Deutschland zu fördern.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Hauptsitz in Dortmund eine / einen

Koordinator / in zur Unterstützung der Teamleitung im Antragsmanagement (m / w / d).

Ihre Aufgaben umfassen u.a.:

1. Professionelle Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft.
2. Koordination organisatorischer Belange des Teams, wie Urlaubsplanung, Pflege des Teamkalenders, Planung wichtiger Service- und Telefonzeiten etc.
3. Pflege des Team-Wekans zur Aufgabenkoordination.
4. Organisation, Ablage und Verwaltung wichtiger Unterlagen.
5. Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings, inklusive Erstellung von Agenden und Protokollen.
6. Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Einhaltung der Designrichtlinien (CI, CD).
7. Mitwirkung bei Projekten, Recherchen und Analysen.
8. Schnittstelle zwischen der Teamleitung und den Fachbereichen des Antragsmanagements sowie anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
9. Unterstützung bei der Bearbeitung von Anträgen, z.B. beim Scannen von Unterlagen oder der Erstellung von Nachweisen für die Krankenversicherung.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder Sekretariatsmanagement.
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Servicebereich.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Outlook und Excel.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Dienstleistungsbereitschaft.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Fristen einzuhalten.
• Professionelles, diplomatisches Auftreten.
• Schnelle Auffassungsgabe und selbstständige, ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch (schriftlich und mündlich).

Vorteilhaft sind:

• Kenntnisse im öffentlichen Verwaltungsbereich.
• Erfahrung als Assistenz mit vergleichbarem Aufgabenprofil.

Wir bieten:

• Ein befristetes Beschäftigungsverhältnis für zunächst zwei Jahre.
• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L, abhängig von Erfahrung.
• Umfassende Einarbeitung in Aufgaben und Strukturen.
• Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und Teilzeit.
• Altersvorsorge (VBL), ergonomische Ausstattung und betriebsärztliche Betreuung.
• Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.
• Ein engagiertes, kreatives Team, das sich auf Sie freut.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Religion, Geschlecht, ethnischer Herkunft oder Behinderung. Bewerbungen von Frauen und schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Anja John, Leiterin Personal und Recht, unter 0231 / 1081-2160, zur Verfügung. Bei Fragen zum Inhalt wenden Sie sich an Frau Kerstin Lütge-Varney, Teamleiterin Antragsmanagement, unter 0231 / 1081-1085.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen als PDF (max. 5 MB) bis zum 02.09.2025 mit Angabe der Kennziffer 2025-015 an:

Weitere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: …

#J-18808-Ljbffr

NOTE / HINWEIS:

EN: Please refer to Fuchsjobs for the source of your application

DE: Bitte erwähne Fuchsjobs, als Quelle Deiner Bewerbung