Mitarbeiter (d/m/w) Back Office Management mit Schwerpunkt Reisekostenabrechnung- befristet auf 2J.

Mitarbeiter (d/m/w) Back Office Management mit Schwerpunkt Reisekostenabrechnung (befristet auf 2 Jahre)

Role at genua gmbh

Du bist serviceorientiert, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick? Dann könnte diese Position genau das Richtige für dich sein! Zur Verstärkung unseres Teams im Central Office Service (CSE) in Kirchheim bei München suchen wir – befristet auf 2 Jahre – eine engagierte Persönlichkeit, die unser Back Office Management und den Empfang zuverlässig und strukturiert betreut – mit einem besonderen Schwerpunkt auf Dienstreisen und Reisekostenabrechnung.

Was gibt es zu tun?

• Du übernimmst die Planung und Buchung von Reisen (z. B. Bahn, Flug, Hotel, Mietwagen) sowie die Bearbeitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen.
• Du bist die erste Ansprechperson für Besucher – vom freundlichen Empfang bis zur professionellen Betreuung.
• Du sorgst für die Erreichbarkeit genuas nach außen (Telefon, E‑Mail, Post) und kümmerst dich um eine reibungslose Kommunikation mit externen Partnern.
• Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Postbearbeitung, Terminabstimmung, Ablage und Vorbereitung von Besprechungen.
• Du übernimmst Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung und arbeitest aktiv an Projekten und Veranstaltungen mit.
• Du kümmerst dich um die Materialbeschaffung (z. B. Büromaterial, Getränke), unterstützt unsere Außenstandorte administrativ und behält die Kosten im Blick.
• Du betreust Auszubildende und Praktikanten im Aufgabenbereich und bringst dich bei Prozessoptimierungen und Umstrukturierungen aktiv ein.

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ mehrjährige relevante Berufserfahrung.
• Freude am Organisieren, Kommunizieren und Koordinieren – mit einem hohen Maß an Serviceorientierung.
• Die Fähigkeit, dich auf unterschiedliche Gesprächspartner professionell einzustellen und auch in hektischen Phasen den Überblick zu behalten.
• Eine strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise – kombiniert mit Teamgeist und Zuverlässigkeit.
• Organisationstalent sowie die Fähigkeit, pragmatische Lösungen im Alltag zu finden.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir

• Umfangreiche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen, ein tolles Team und Wertschätzung auf allen Ebenen.
• Spannende Perspektiven in einem Unternehmen mit stabilem Kerngeschäft und großem Wachstumspotential.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten.
• Ein Unternehmen, das die Hunde der Mitarbeitenden willkommen heißt.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und unser Karriereprogramm „career sprint“ als Eintritt in die Fach‑ bzw. Führungslaufbahn.
• Gemeinsame Firmenevents, vergünstigte Nutzung von Sport‑ und Gesundheitseinrichtungen sowie Obst und Getränke.
• Betriebliche Altersversorgung.
• Nachhaltige Mobilität ist dir wichtig? Uns auch! Wir erstatten deine ÖPNV‑Fahrkarte, fördern E‑Ladestationen bei dir zu Hause und bieten verschiedene Jobrad‑Modelle.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine betriebliche Kindertagesstätte, eine Kinderferienbetreuung und Unterstützung im Bereich Kindernotbetreuung.

Dein Kontakt für diese Stelle ist: Claudia Orthmann‑Hagen

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