Office Coordinator (m/w/d) - auch in Teilzeit!

FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.

Deine Mission:

Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Gäste von der ersten Sekunde an willkommen und supportet fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du klassische Empfangs-, Organisations- und Officetätigkeiten sowie Themen, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen.

Dein Ziel: Zu einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen, organisatorische Aufgaben und Prozesse reibungslos laufen zu lassen. Von Ordnung und frischem Kaffee in unseren Kaffeeküchen über den Postversand bis zu Reisebuchungen und organisatorischen Belange bist du gut strukturiert und freude daran, Dreh- und Angelpunkt für Kolleg*innen und Kunden zu sein.

Die Stelle ist nicht remote-geeignet, dafür aber gerne in Teilzeit bzw. begrenzter Stundenzahl!

Deine Aufgaben:

• Freundliche und professionelle Präsenz am Empfang und Sicherstellung eines gepflegten, einladenden Empfangsbereichs.
• Zuverlässige Annahme von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mails (z. B. Kundenbelangen) und interne Weiterleitung.
• Durchführung von Reisebuchungen und Übernahme administrativer Aufgaben (z. B. Annahme von Paketen, Zuordnung der internen Post, Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung).
• Organisation von Meetings, Buchung von Konferenzräumen inkl. räumlicher Vorbereitung (z. B. Getränke, kleines Catering, saubere Tische).
• Organisation und/oder Bestellung von kleinen Wohlfühl‑Extras, saisonaler Dekoration und wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen).
• Ansprechpartner*in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft.
• Planung, Unterstützung oder Umsetzung von kleinen internen Events oder Projekten (z. B. All Hands, Sommerfest).

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Office Management (keine wirkliche Sekretariatstätigkeit ), am Empfang oder aus ähnlichen Positionen sowie ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität – gerne auch aus der Hotellerie.
• Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools; idealerweise Interesse an neuen KI‑Anwendungen.
• Ein offenes, proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Support.
• Ein Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme Atmosphäre.
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität, wenn die Dinge anders kommen als geplant.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; idealerweise gute Englischkenntnisse.

Das findest du bei uns:

• Eine abwechslungsreiche, zentrale Position mit viel eigenem Gestaltungsspielraum.
• Über 200 Kolleg*innen, die sich auf deine Unterstützung freuen.
• Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen.
• Benefits wie Corporate‑Benefits‑Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents und vieles mehr.

Klingt spannend? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung !

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