Personal Assistant COO EMEA

Pinsent Masons ist eine der führenden internationalen Wirtschaftskanzleien mit Hauptsitz in UK. An Standorten in Europa, im Mittleren Osten, in Asien, Australien und Südafrika arbeiten mehr als 1.800 Rechtsanwälte. Als integrative, vielfältige und respektvolle Kanzlei wird unser Handeln gegenüber den Mandaten bestimmt durch den Leitsatz "to make business work better for people". Zudem hat „Diversity & Inclusion“ für Pinsent Masons auch als Arbeitgeber höchste Priorität.

Unser Bereich der zentralen Geschäftsführung arbeitet eng mit unseren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten zusammen, um strategisches Wachstum aktiv voranzutreiben und operative Exzellenz sicherzustellen. Für diese anspruchsvolle und vielseitige Schlüsselrolle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder Teilzeit – zunächst befristet auf 12 Monate – eine/n engagierte/n und organisationsstarke/n Personal Assistant COO EMEA (m/w/d) - am Standort München.

Deine Aufgaben

• Strukturierte Kalenderverwaltung über mehrere Zeitzonen hinweg inkl. frühzeitiger Konflikterkennung
• Organisation internationaler Reisen inkl. Visa, Reiseplänen und Unterkünften
• Priorisierung und Management des Posteingangs sowie der Kommunikation
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Briefing-Unterlagen
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern im Namen der COO

Projekt- und Veranstaltungsmanagement

• Unterstützung bei strategischen Projekten inkl. Milestone Management und Koordination von Stakeholdern
• Planung und Durchführung interner Veranstaltungen, Workshops und Führungskräfte-Offsites
• Pflege der Projektdokumentation und fristgerechte Nachverfolgung von Actions

Operative Unterstützung

• Sicherstellung von Vertretung und Betreuung während der Reisetätigkeit der COO inkl. Bereitschaft zur Unterstützung außerhalb regulärer Arbeitszeiten in Ausnahmefällen
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Executive Office und Business Operations zur Gewährleistung reibungsloser Abläufe

Dein Profil

• Über nachweisbare Erfahrung als Assistenz auf Führungsebene verfügt, idealerweise im Umfeld Professional Services oder in einer Kanzlei
• Höchst organisiert, proaktiv und eigenständig agiert
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mitbringt
• Sehr gute IT-Kenntnisse besitzt, insbesondere in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Flexibel arbeitet – sowohl im Rahmen agiler Arbeitsmodelle als auch mit Bereitschaft zur Unterstützung außerhalb regulärer Arbeitszeiten
• Erfahrung im Projekt- oder Veranstaltungsmanagement mitbringt und ein Gespür für Zusammenhänge und fürs Detail hat

Unser Angebot

• Eine offene und sehr kollegiale Kanzleikultur im internationalen Umfeld
• Persönliches und umfassendes Onboarding im Rahmen einer 1:1 Betreuung durch einen Buddy während der Einarbeitung (und darüber hinaus)
• Fahrtkostenerstattung, Mitarbeiterrabatte, JobRad, Wellpass, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, bezahlte Freistellung für frisch gebackene Eltern sowie eine Betriebsärztin
• Die Möglichkeit sich drei Tage im Jahr im Rahmen eines sozialen Engagements zu engagieren
• Bis zu 5 Tage zusätzlichen Urlaub im Rahmen des sog. „Carer Leaves“ zur Pflege von Kindern und nahestehenden Angehörigen
• Fortbildungen & Trainings zu Hard- und Softskills, lokal und über unser globales Netzwerk sowie Mentoring
• Flexible Arbeitszeitmodelle wie beispielsweise Homeoffice & Workation
• Kanzlei- und Teamevents, wie Weihnachtsfeier, Wiesn-Besuch, Sportevents oder Get-togethers

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