Persönliche Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung und Universitätsvizepräsidentin

Persönliche Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung und Universitätsvizepräsidentin

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönliche Assistenz (m/w/d) für die Leiterin des Instituts für Neurogenomik bei Helmholtz Munich. Der Arbeitsplatz ist flexibel mit Schwerpunkt am Campus Neuherberg bei Helmholtz Munich sowie teilweise am Klinikum der TUM am Max‑Weber‑Platz in München.

Stellenbeschreibung

• Vollzeit, Teilzeit bis zu 39 Std./Woche
• Ermittelte flexible Arbeitszeitmodelle und Home‑Office möglich

Aufgaben

• Kalenderführung und Organisation von Meetings, Terminen und Veranstaltungen (z. B. Workshops, Recruiting‑Events, Lehrveranstaltungen)
• Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative Unterstützung bei der Verwaltung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte sowie Budgetüberwachung
• Ansprechpartner:in für interne und externe Partner:innen an beiden Standorten, insbesondere für Promovierende
• Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs‑ oder Bürobereich oder Studium bzw. Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift), Teamgeist und Einsatzfreude
• Sicherer Umgang mit Microsoft‑Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Selbstständige, strukturierte und flexible Arbeitsweise sowie professionelles Auftreten
• Fähigkeit, mehrere Projekte auch in herausfordernden Zeiten parallel zu koordinieren

Wir bieten

• Familienfreundliche Angebote (KITA, Ferienbetreuung, Elder Care)
• 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Gesundheitsangebote (Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit)
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vorsorge fürs Alter (betriebliche Altersversorgung)
• Work‑Life‑Balance, flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besteht.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

#J-18808-Ljbffr