Stellenbeschreibung:

Wir suchen:
Wir, die emagine GmbH, suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Programmassistenz OWL/SWL (m/w/d) in Berlin


Über die Position:
Die Programmassistenz OWL/SWL übernimmt eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben für die Programmleitung, das PMO und das Projektteam.


Aufgaben:
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.: Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand, Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitern, Terminorganisation mit anderen ÜNBs sowohl in 50Hertz-Räumlichkeiten als auch außerhalb
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitern (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Unterstützung bei der Anlage von IT-Tickets im Ticketsystem Heat
• Unterstützung und Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien
• Durchführen von Bestellvorgängen im SAP für Waren und Dienstleistungen inkl. deren Abrechnung
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Besuchermanagement - Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern
• Berichtswesen
• Vorbereitung von Foliensätzen für interne Stakeholder
• Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und Erinnerung der Verantwortlichen
• Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs .f DC-Onshore-Office
• Durchführung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitenden


Profil:
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 2 Jahren)
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 4 Jahren)
• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
• Der Einsatzort ist Berlin

NOTE / HINWEIS:

EN: Please refer to Fuchsjobs for the source of your application

DE: Bitte erwähne Fuchsjobs, als Quelle Deiner Bewerbung