Stellenbeschreibung:

Über das Unternehmen

Die Vier-S Beteiligungsgesellschaft ist ein familiär geführtes Unternehmen, das sich um verschiedene Unternehmensbeteiligungen kümmert. Wir unterstützen unsere Beteiligungen in den Bereichen Strategie, Controlling, Marketing, Design und Personal. Unser kleines, eingespieltes Team arbeitet in einer angenehmen, offenen Atmosphäre – mit flachen Hierarchien und viel Vertrauen.


Über die Rolle

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte und engagierte Executive Assistenz / Teamassistenz (m/w/d).


Verantwortlichkeiten

Projektunterstützung
• Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Koordination und Monitoring laufender Projekte
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Projektplänen, Zeitachsen und Budgets
• Organisation und Dokumentation von Meetings, Workshops und Projektterminen
• Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen und Archivsysteme

Administrative und organisatorische Aufgaben
• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung im Personalwesen, insbesondere im Dokumentenmanagement und bei der Pflege von HR-Datenbanken

Mitgestaltung des Arbeitsumfelds
• Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer internen Prozesse und Strukturen
• Einbringen und Umsetzen eigener Ideen zur Optimierung der Zusammenarbeit und Organisation


Qualifikationen


• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre (BWL) / Business Administration o. Ä. oder kaufmännische Ausbildung mit vergleichbaren Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Reisebereitschaft (gelegentlich)
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Projektmanagementerfahrung / PMO
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams)
• Fähigkeit, komplexe Prozesse verständlich zu strukturieren und darzustellen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Kommunikationsstärke, Diskretion, Serviceorientierung und Loyalität
• Teamfähigkeit, Flexibilität und eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen


Das bieten wir Ihnen:


• Eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
• Ein familiäres, wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien
• Die Möglichkeit, spannende Projekte mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten und teilweise Homeoffice möglich
• Attraktive Vergütung