Administrator Business Support & Contracts (m/w/d) Germany: GDELS-Bridge Systems Entry level, E[...]

In dieser Position werden Korrespondenz und Angebote erstellt, Vertrags- und Formularprozesse betreut, Rechnungen und Projektabrechnungen durchgeführt sowie Reiseplanung, Mietwagen und Kundenbesuche koordiniert.

Aufgaben:

• Korrespondenz & Angebotswesen:
• Erstellung und Bearbeitung von geschäftlicher Korrespondenz sowie Angeboten in deutscher und englischer Sprache – nach Vorlage, Diktat oder eigenständig
• Formular- & Vertragsmanagement:
• Ausfüllen und Bearbeiten von Formularen im Rahmen der Vertragsabwicklung (z. B. Ausfuhranträge, Dienstreiseanträge, Bewirtungsabrechnungen)
• Unterstützung im Bereich Legal: Prüfung von Vertragsversionen, Einholung von Unterschriften, Vertragsablage, Korrespondenz mit Vertragspartnern sowie Erstellung einfacher Verträge nach Vorgabe
• Rechnungsstellung & Projektabrechnung:
• Erstellung und Versand von Rechnungen über SAP, Nutzung von X‑Rechnung und Kundenportalen (z. B. WAWF)
• Pflege von Projektübersichten in Excel, Überwachung von Zahlungszielen und Nachverfolgung offener Posten
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben:
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, interne Verteilung von Rechnungen, Pflege von Statistiken und Übersichten
• Organisation von Dienstreisen (z. B. Flug‑, Hotel‑ und Mietwagenbuchungen) sowie Unterstützung bei Kundenbesuchen im Haus

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit geschäftlicher Korrespondenz (Briefe, E‑Mails)
• Erfahrung im Umgang mit Formularen im Vertragswesen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute EDV‑Kenntnisse (MS‑Office)
• SAP‑Kenntnisse von Vorteil
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Zuverlässigkeit
• Abwechslungsreiche Tätigkeit sowie einen umfassenden Verantwortungsbereich
• Flexible Arbeitszeit
• Angenehmes Betriebsklima
• Tarifliche Vergütung nach der M + E Industrie sowie leistungsbezogene Vergütung
• Individuelle Weiterbildungsangebote