Assistant to Office Manager

Unternehmensbeschreibung
Wir sind Publicis Re:Sources - das Shared-Service-Center der Publicis Groupe.
Als einziges Full- Shared-Service-Center der Branche sind wir das Rückgrat der Publicis Groupe und ermöglichen es den Gesellschaften der Publicis Groupe in der DACH-Region, das zu tun, was sie am besten können: Innovation und Transformation für ihre Kunden.
Stellenbeschreibung
Wir suchen für unseren Standort in Düsseldorf/Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt

unbefristet in Vollzeit eine*n

Assistant to Office Manager
(m/w/d)
Deine Aufgaben

• Vertretung und rechte Hand der*s Office- / Site Managers für die Standorte Düsseldorf und Köln
• Training und Anleitung sowie Kontrolle und Überwachung der operativen Tätigkeiten unserer externen Dienstleister
• Steuerung unserer externen Dienstleister, Erstellung von Schichtplänen und Arbeitsaufgaben
• Regelmäßige Begehung der Liegenschaft mit Sichtprüfung aller Gebäudeteile und Einrichtungen, insbesondere die Überwachung der Sauberkeit aller Büro- und Allgemeinflächen und des einwandfreien Zustands unserer Konferenzräume
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Unternehmensstandards
• Sicherstellung der freien Zugänglichkeit der Flucht- und Rettungswege sowie der Feuerlöscheinrichtungen
• Überwachung und Unterstützung bei der Buchung von Konferenzräumen, Entgegennahme von Buchungsanfragen und Pflege des Verwaltungssystems. Versand von Buchungsbestätigungen
• Point of Contact für die Agenturen an unseren Standorten Köln und Düsseldorf
• Flächenverwaltung und Optimierung
• Eigenständige Veranlassung von Sondermaßnahmen (z.B. Sonderreinigung nach Veranstaltungen)
• Betreuung und Organisation von Veranstaltungen
• Brandschutz- und Ersthelfer
• Organisation von Schulungsterminen
• Mitwirkung und eigenverantwortliche Übernahme von Sonderprojekten
• Erstellen und Kontrollieren von Abrechnungen, nach Einarbeitung Übernahme der Kontrolle von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
• Technisches Interesse und gegebenenfalls Vorkenntnisse im Bereich Haustechnik und Gebäudemanagement

Verantwortlichkeiten
Qualifikationen
Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne zum/r Hotelfachfrau/fachmann oder Immobilienkauffrau/mann
• Berufserfahrung am Empfang oder im Office Management wünschenswert
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstbewusste und kommunikative Persönlichkeit
• Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung
• Teamfähig, Hands-On Mentalität

Zusatzinformationen
Als Mitglied unseres Re:Sources Teams erwarten Dich -

• ein ausgeprägter Teamspirit, der Dir auch an schlechten Tag ein Lächeln ins Gesicht zaubert
• eine inspirierende Zusammenarbeit und Austausch mit Kollegen*innen aus unterschiedlichen Disziplinen, Ländern und dem gesamten Netzwerk
• ein zentral gelegenes und modernes Arbeitsumfeld
• selbstverständlich Getränke (Wasser, Kaffee, Softdrinks etc), frisches Obst
• tolle Events und Feiern, die das gesamte Team der Re:Sources aus ganz Deutschland zusammenbringen
• Auswahl an ca. 30k webbasierten Trainings und Schulungen
• weitere Benefits wie bspw. kostenloser Yoga innerhalb des Agenturnetzwerkes, Mental Health Angebote etc.

Wir wollen, dass unser Team so vielfältig ist wie unsere Aufgaben. Unser Ziel ist eine Unternehmenskultur, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Individualität respektiert werden und Wertschätzung erfahren.

Mehr über uns erfährst Du auf unserer Homepage unter
Re:Sources
a division of Publicis Lion GmbH