Assistent der Geschäftsführung / Office Manager (all gender)

Stellendetails zu: Assistent der Geschäftsführung / Office Manager (all gender)

Arbeitgeber: Patrick Halter Ingenieurbüro für Gebäudetechnik

Angebotsart: Arbeit

Quereinstieg möglich

Arbeitsort: Otterstadt

Anstellungsart: Vollzeit

Berufsbezeichnung: Bürokaufmann/-frau

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n: Assistent der Geschäftsführung / Office Manager (all gender)

Wir suchen eine engagierte, zuverlässige und organisierte Persönlichkeit, die die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft tatkräftig unterstützt und Freude daran hat, Abläufe effizient zu gestalten. Wenn du strukturiertes Arbeiten liebst, gerne Verantwortung übernimmst und ein zentraler Ansprechpartner im Team sein möchtest, bist du bei uns genau richtig.

Unser Angebot

• Attraktives Gehalt
• Übernahme betriebliche Altersvorsorge
• Kaffee, Tee und Obst gratis
• Ausstattung mit modernster EDV
• Stabile Rahmenbedingungen
• Direkte Kommunikation und flache Hierarchien

Deine Aufgaben

• Effiziente Planung, Steuerung und Organisation des dynamischen Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung
• Selbstständige Bearbeitung sowie Verwaltung mehrerer gemanagter E‑Mail-Postfächer für das gesamte Team
• Aktive Nachverfolgung offener Vorgänge und Sicherstellung fristgerechter Rückmeldungen
• Erstellung, Pflege und Überwachung von Terminplänen sowie Vorbereitung und Nachbereitung aller Termine
• Anlage und Verwaltung von Aufgaben im Microsoft Planner
• Sichtung von Aktennotizen sowie Ableitung und Strukturierung daraus entstehender To‑Dos
• Terminkoordination inklusive inhaltlicher Vorbereitung und organisatorischer Abstimmung
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie professionelle Erstkontaktpflege für interne und externe Anfragen
• Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung kleinerer Projekte im Rahmen der Büroorganisation
• Mitwirkung bei der Optimierung, Standardisierung und Dokumentation administrativer Prozesse

Du bringst mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Zuverlässigkeit und proaktives Arbeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Outlook, Word, Excel, Planner, Teams, Project
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und eine freundliche Art
• Strukturierte, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise
• Verschwiegenheit und hohes Verantwortungsbewusstsein

Darauf kannst du dich freuen

• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Gestaltungsspielraum
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
• Ein motiviertes Team, das sich über deine Unterstützung freut
• Entwicklungsmöglichkeiten und echtes Mitwirken an der Verbesserung interner Abläufe

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Bitte sende deine Unterlagen per E‑Mail an: