Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Im Fachbereich Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement (FB 60) ist die Funktion der Assistenz der Fachbereichsleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit zu besetzen. Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 6 TVöD ausgewiesen. Die Stadtverwaltung Aachen arbeitet mit über 6.600 Mitarbeitenden in sieben Dezernaten, 23 Fachbereichen, sechs Bezirksämtern und sechs Eigenbetrieben für die Belange der 250.000 Bürger*innen und setzt sich für das Gemeinwohl und die Lebensqualität in der Stadt ein. Der Fachbereich Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement ist im Dezernat für Stadtentwicklung, Bau- und Mobilität angesiedelt und übernimmt darüber hinaus weitere wichtige Aufgaben für die gesamte Stadtverwaltung und den Stadtkonzern. In der Funktion der Assistenz arbeiten Sie im Team mit einer zweiten Assistenz und mit weiteren direkt der Fachbereichsleitung zugeordneten Mitarbeiter*innen zusammen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Kommunikation und Korrespondenz für den Fachbereich
• Führen von diversen Organisationsinstrumenten (Wiedervorlagen, Veranstaltungskalender, Projektmanagementtools usw.)
• Terminplanung und -koordination
• Vorbereitung, Organisation und Bewirtung von Besprechungen sowie Veranstaltungen
• Reisemanagement (Organisation, Planung und Abrechnung von Fortbildungs-/ Dienstreiseanträgen der Fachbereichsleitung)
• Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesen (z.B. Büromaterial)
• Erledigen des Postverkehrs
• Wahrnehmung der Funktion der SAP-Zeitbeauftragten
• Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen/ Anregungen
• Pflege der fachbereichsbezogenen Daten im Intranet und Internet
• Pflege und Bedienen des Ratsinformationssystems für das fachbereichsbezogene Vorlagengeschäft

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• oder eine dreijährige anerkannte kaufmännische Ausbildung, idealerweise für Bürokommunikation bzw. für Büromanagement
• hohe Auffassungsgabe
• Organisationstalentdienstleistungsorientiertes Arbeiten
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• selbstständige, loyale und verschwiegene Arbeitsweise
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit

Wünschenswert

• Berufserfahrung in einer Assistenz- und/ oder Servicefunktion
• Berufserfahrungen in einer Verwaltung oder in einem Betrieb mit Dienstleistungsorientierung
• Erfahrungen im Kontext von Querschnittsaufgaben oder Projektarbeit

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• ein sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5‑Tage‑Woche
• Möglichkeit eines Fahrradleasings für Beschäftigte

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen. Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD. Die Stelle ist zunächst im Umfang von 19,5 Wochenstunden zu besetzen. Die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit ist in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen. Abhängig von der Aufgabenentwicklung und von der Teamentwicklung kann ggf. in den nächsten Jahren ein erhöhter Beschäftigungsumfang bis zur Vollzeitbesetzung angeboten werden. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer persönlichen und fachlichen Entwicklung durch passgenaue Seminarangebote. Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren (Interview). Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.