Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) Soziale Dienste

Stellenbeschreibung:

Wir über uns

Die Sozialen Dienste der Diakonie Mark‑Ruhr umfassen die Fachbereiche der Wohnungslosenhilfe, der Migrations‑ und Integrationsdienste, der Sucht‑ und Drogenhilfe, der Hilfe in Arbeit, der Schuldner‑ und Insolvenzberatung, der Selbsthilfe und weitere Projekte und Angebote der niedrigschwelligen Hilfen. Mit rund 100 Mitarbeitenden und vielen Ehrenamtlichen beraten und begleiten wir in unseren Diensten im Ennepe‑Ruhr-Kreis, der Stadt Hagen und im Märkischen Kreis jährlich tausende von Hilfeberechtigten.

Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) Soziale Dienste

in Voll‑ oder Teilzeit mit 19,5 bis 39 Wochenstunden (Tarif BAT KF EG 8)
zunächst befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung bis Ende 2026.

Darauf können Sie sich freuen

Sie erhalten einen Arbeitsvertrag (zunächst als Krankheitsvertretung bis Ende 2026 befristet) mit einer attraktiven Vergütung nach Tarif BAT‑KF EG 8. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation können Sie mit einem Bruttomonatsentgelt zwischen 3.391 € und max. 4115 € rechnen (bei 39 Stunden/Woche).
Eine betriebliche Altersvorsorge KZVK sowie eine Jahressonderzahlung und ggf. Kinderzulage(n)
30 Tage Urlaub
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, Arbeitszeiten bevorzugt vormittags
Eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Mitarbeitende in allen Bereichen
Gute Verkehrsanbindung (fußläufig ca. 5 Minuten zum HBF Hagen)
Vielfältige Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten z. B. über die Fachpool gGmbH in Iserlohn
Mitarbeiterangebote von namhaften Herstellern
Job Bike Leasing
u. v. m.

Ihr Profil

Grundvoraussetzung:

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine ähnliche Qualifikation mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office Anwendungen insbesondere in Excel, PowerPoint und Microsoft‑Teams
Sicherer Umgang mit Zahlen sowie eine sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit
Ein gültiger PKW‑Führerschein und die Bereitschaft, auch in den Außenstellen "vor Ort" präsent zu sein
Eine strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Selbst- und Zeitmanagement

Das wünschen wir uns:

Sie teilen unseren Anspruch an eine verantwortungsvolle Beratung und Betreuung der bei uns Hilfe suchenden Menschen.
Sie bringen idealerweise erste Erfahrungen zum Beispiel als Verwaltungskraft oder Assistenz einer Einrichtungsleitung im sozialen Beratungsbereich oder einem vergleichbaren Bereich mit.
Sie sind ein offener, freundlicher und empathischer Mensch, der Ideen zur Verbesserung entwickeln und umsetzen kann und andere auf diesem Weg mitnimmt.
Sie besitzen die Fähigkeit, unterschiedliche Informationen schnell aufzunehmen und zu priorisieren.
Als empathische:r Ansprechpartner:in sind Sie in der Lage, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Kolleg:innen und externen Partner:innen auf Augenhöhe zu kommunizieren.

Ihre Tätigkeiten

Unterstützung der Fachbereichsleitung durch die Übernahme von organisatorischen und operativen Aufgaben z. B. E‑Mailbearbeitung und Terminkoordination, Vorbereitung und Durchführung von Arbeitstreffen
Bearbeitung der Hauspost und Formulare für die Bereiche Personalwesen, Rechnungswesen, Controlling und der Fachbereichsleitung
Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden und der Mitarbeitendenbindung
Projektbasierte Arbeiten, hausinterne Projektkoordination, Projektumsetzung und Evaluation
Unterstützung bei der Erstellung von Dienstleistungsangeboten
Unterstützung bei der internen Kommunikation (u. a. mit MS‑Teams) sowie dem Berichtswesen und der Öffentlichkeitsarbeit
Aktive Mitarbeit im Rahmen des Qualitätsmanagements nach EFQM (European Foundation for Quality Management)