Assistenz der Fachgebietsleitungen

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken.

Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.

In unseren Research Clustern arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen.

Aufgaben

• Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten an den Fachgebieten
• Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitungen
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer wissenschaftlicher Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitungen in der akademischen Verwaltung
• Ansprechpartner:in für wissenschaftliche Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen
• Ansprechpartner:in für Student:innen am Lehrstuhl
• Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben
• Pflege und Ausbau des Netzwerks mit den Assistenzen anderer Fachgebiete und Forschungscluster

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Freude an Assistenztätigkeiten sowie sichere Anwendung Microsoft-Office-Produkten
• Erfahrung in der Planung und regelkonformen Abrechnung internationaler Reisen
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen
• Selbständige, lösungsorientierte Arbeitsweise kombiniert mit ausgeprägtem Planungs- und Organisationsgeschick
• Souveränes, freundliches Auftreten
• Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache

Was wir bieten

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende und vergünstigtes Mittagessen
• Kostenfreie Getränke und frisches Obst
• Ein bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg