Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Finanzen & Organisation (m/w/d)

Wir sind eine spezialisierte Marketingagentur für Arzt- und Therapiepraxen. Wir helfen Gesundheitsexpert:innen dabei, online sichtbar zu werden und zu wachsen.

Damit wir als Unternehmen weiter vorankommen, suchen wir eine strukturierte und verlässliche Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass alles sauber läuft.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, hältst Prozesse zusammen, behältst Fristen im Blick und sorgst dafür, dass organisatorische und kaufmännische Themen nicht liegen bleiben.

Kurz gesagt:

Du hältst uns den Rücken frei.

Aufgaben

Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen Abläufe ordentlich und zuverlässig laufen.

• Vorbereitung der Buchhaltung für die Steuerberatung
• Rechnungen prüfen, sortieren und zuordnen
• Belege verwalten und nachhalten
• Kontrolle von Zahlungseingängen
• Offene Posten im Blick behalten
• Unterstützung bei Rechnungsstellung und Ablage
• Kommunikation mit Steuerberatung und externen Stellen

Assistenz der Geschäftsführung

Du unterstützt uns im Tagesgeschäft und sorgst für Struktur.

• Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen koordinieren
• Unterlagen vorbereiten
• Informationen sauber zusammentragen
• E-Mails und organisatorische Themen nachhalten
• Bewerbungen vorsortieren und Prozesse begleiten
• To-dos konsequent nachverfolgen

Organisation & Ordnung

Du bringst Struktur in Themen, die sonst schnell untergehen.

• Verträge, Tools und Zugänge im Blick behalten
• Dokumente sauber organisieren
• Prozesse dokumentieren
• Interne Abläufe verbessern
• Auffälligkeiten aktiv ansprechen
• Mitdenken, statt nur abarbeiten

Qualifikation

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine Person mit Überblick und Eigenverantwortung.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• strukturiert und sorgfältig arbeitest
• gern organisierst und Ordnung schaffst
• Zahlen nicht abschrecken
• zuverlässig Dinge zu Ende bringst
• freundlich und klar kommunizierst
• Verantwortung übernimmst
• Probleme erkennst und ansprichst
• idealerweise Erfahrung in Buchhaltung, Assistenz oder Organisation hast

Benefits

• 4-Tage-Woche
• verantwortungsvolle Rolle mit echtem Mehrwert
• direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• viel Vertrauen
• kurze Entscheidungswege
• modernes Arbeitsumfeld
• hybrides Arbeiten (Homeoffice + Agenturtage in Köln)
• flexible Arbeitszeiten
• MacBook auch privat nutzbar
• Urban Sports Club / JobRad / Deutschlandticket auf Wunsch
• ein Team, das zusammenarbeitet statt gegeneinander

Wir suchen jemanden, der gern unterstützt, Ordnung liebt und Freude daran hat, anderen den Rücken freizuhalten.