Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d) in Teilzeit

Stellenbeschreibung:

Wir bei F&F Energy Innovation haben eine klare Mission: die Energiewende aktiv mitgestalten!

Als Expert*innen für nachhaltige Energielösungen entwickeln wir innovative Konzepte, die Umweltbewusstsein mit Wirtschaftlichkeit verbinden. Unser Team besteht aus leidenschaftlichen Profis, die nicht nur in Photovoltaik, Elektromobilität und Wärmepumpentechnologie zuhause sind, sondern auch Finanzierungsmöglichkeiten clever mitdenken. Gemeinsam mit unseren Kunden setzen wir zukunftsweisende Projekte um – von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Werde Teil unseres Teams und unterstütze unsere Mission als Assistenz der Geschäftsführung in Köln!

Responsibilities

Office Management
- Eingangspost & Dokumentenmanagement: Du verwaltest unsere Eingangspost, sorgst dafür, dass keine Forderung oder Frist untergeht und stellst eine ordnungsgemäße Ablage sicher.
- Büroorganisation & Hardwareverwaltung: Du stellst sicher, dass in unserem Co-Working Office alles organisatorisch sowie technisch reibungslos abläuft.
People & Culture
- Recruiting & HR-Administration: Du erkennst Talente, steuerst den Bewerbungsprozess und führst Kennenlerngespräche. Als erste Ansprechperson für unser Team pflegst Du unser HR-Tool Kenjo, erstellst Arbeitsverträge und bereitest relevante Dokumente vor.
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Du kooperierst mit unserem Steuerbüro und teilst fristgerecht alle relevanten Unterlagen für die Lohnabrechnung.
Buchhaltung
- Rechnungen zahlen und erstellen: Du sorgst für die Zahlung von Eingangsrechnungen und die Erstellung von Ausgangsrechnungen.
- Reporting: Du erstellst regelmäßig Berichte für unsere Geschäftsführung und behältst den finanziellen Überblick, in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro.
Sales-Unterstützung
- Angebotserstellung & Nachverfolgung: Du erstellst Angebote, koordinierst den Versand und behältst den Status von Anfragen im Blick.
- Kundenkommunikation: Du unterstützt bei der Betreuung von Kund*innen, beantwortest erste Anfragen und leitest relevante Informationen an das Sales-Team weiter.

Qualifications

Betriebswirtschaftliche Ausbildung: Du hast ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen.
Mehrjährige Erfahrung: In den genannten Aufgabenbereichen bringst Du bereits mehrjährige Erfahrung mit, idealerweise in einem Startup-Umfeld.
Strukturierte & eigenständige Arbeitsweise: Du erkennst Aufgaben, bevor wir sie aussprechen, und bringst Dich proaktiv ein.
Technische Affinität: Der Umgang mit MS Office & digitalen Tools fällt Dir leicht, und Du arbeitest Dich gerne in neue Tools ein. Erfahrung mit Datev, Kenjo und CRM-Systemen ist ein Plus.
Kommunikationsstärke: Du findest die passenden Worte für unterschiedliche Zielgruppen und kommunizierst authentisch sowie auf Augenhöhe. Deine Deutschkenntnisse sind in Wort und Schrift fließend (mind. C1).

Job details

Seniority level: Associate
Employment type: Full-time
Job function: Administrative
Industries: Utilities

Benefits

Flache Hierarchien & offene Unternehmenskultur: Deine Meinung zählt – wir schätzen Deine Expertise und Ideen.
Top Lage in Köln: Unser Büro liegt zentral, ist hervorragend erreichbar und umgeben von kulinarischer Vielfalt.
Ein starkes Team: Von Tag eins an wirst Du Dich willkommen fühlen – wir leben ein familiäres und wertschätzendes Miteinander.
Weiterentwicklung & Perspektive: Wir fördern Deine persönliche und fachliche Entwicklung und bieten Dir langfristige Wachstumsmöglichkeiten.
Flexibles Arbeiten: Ob im Büro oder mal von zu Hause – wir bieten Dir Flexibilität, wo es möglich ist.
Moderne Ausstattung: Ein ergonomischer Arbeitsplatz und moderne Tools unterstützen Dich bei Deiner täglichen Arbeit.
Gesund & Fit: Wir fördern Deinen Sportsgeist mit einer Urban Sports M-Mitgliedschaft.
Regelmäßige Team-Events: Wir feiern unsere Erfolge und sorgen für eine gute Zeit gemeinsam.