Assistenz der Leitung der Stabstelle PQM

Assistenz der Leitung der Stabstelle PQM (w/m/d)

Einsatzort: Vorstandsstabstelle Prozess- und Qualitätsmanagement. Die Stabstelle PQM untersteht direkt dem kaufmännischen Direktor und befindet sich derzeit im Aufbau. 

Arbeitszeit: 38,50 Stunden/Woche 

Befristung: unbefristet 

Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vergütung: EG 10 (TV-L)

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Stabstellenleitung und des Stabstellen-Teams bei der Definition und laufenden Weiterentwicklung des UKA-Standards zur Prozessdokumentation und Prozessmodellierung, der Organisation und Betreuung der UKA-Community von Process Champions, der fachlichen Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der UKA-Tools für das Prozessmanagement und QM&BE (Qualitätsmanagement & Business Excellence) zur Erreichung von Business Process Excellence im gesamten Uniklinikum.

• Koordinations-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben in der Stabstelle:
  • Sicherstellung der Erreichbarkeit der Stabstelle
  • Koordination und Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen, Reisen, etc.
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen durch Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Berichten und Präsentationen
  • Kommunikation mit Stabstellen, Geschäftsbereichen, internen Auftraggebern und externen Dienstleistern
  • Zusammenarbeit mit der Stabstelle Kommunikation zur Darstellung der Stabstellenaktivitäten und Umsetzung innovativer Kommunikationsformen
• Fachliche Administration und Qualitätssicherung der UKA-Tools für das Prozessmanagement (insbesondere "Signavio") und QMS & BEProgramm
• Aktive Unterstützung in der Prozessdokumentation und Modellierung
  • Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, SOPs und qualitätsrelevanten Unterlagen
  • Unterstützung bei Projektplanung, -durchführung und -dokumentation: Aufgabenkoordination, Fortschrittsüberwachung, Anwendung agiler Methoden (z. B. Scrum), Pflege von Projekt- und Meilensteinplänen
  • Mitwirkung bei internen Audits zu Prozessen und Verfahrensanweisungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Bachelor Studium in BWL, IT oder vergleichbare Kenntnisse 
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft Office-Anwendungen
• Erfahrungen als Team-Assistenz oder im Office- und Projektmanagement (PMO)
• Kenntnisse im Qualitätsmanagement oder Prozessmanagement wünschenswert
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1) (für internationale Dokumentation und Kontakte) wünschenswert
• Beherrschung digitaler Tools im Prozess-, Projekt- und Qualitätsmanagement wünschenswert
• Kenntnisse im Change-Management und in Kulturentwicklung in großen Organisationen wünschenswert
• Motivation, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Lernbereitschaft
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick
• Eigeninitiative und Service- und Kundenorientierung
• Stressbelastbarkeit und freundliches Auftreten, lösungsorientiertes Arbeiten

Wir bieten…

• 30 Tage Urlaub/Jahr 
• Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro 
• Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
• Entspannter Arbeitsweg  - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
• Familienfreundliche Unternehmenskultur (Betriebskindergarten, Ferienfreizeiten für Kids und ein Familienservicebüro)
• Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
• Mit Corporate Benefits gibt's attraktive Rabatte beim Shoppen
• Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
• Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants

Unser stressfreier Bewerbungsprozess:

Schritt 1: Schnell und einfach bewerben - mit oder ohne Lebenslauf.

Schritt 2: Wir nehmen Kontakt auf und besprechen, ob wir noch weitere Unterlagen benötigen.

Schritt 3: Im persönlichen Gespräch lernen wir uns gegenseitig kennen.

Schritt 4: Wir haben ein Match - dann kommt das Vertragsangebot

Schritt 5: Nach der Unterschrift starten wir mit dem Onboarding und organisieren alles für den ersten Arbeitstag.

Es gibt noch offene Fragen? Gerne trotzdem bewerben

Wir beantworten alle Fragen in einem persönlichen Gespräch.

Wir freuen uns