Assistenz Vorstand (w/m/d)

In einem professionellen, wertschätzenden Umfeld sorgen Sie gemeinsam mit uns dafür, dass unser Vorstand den Kopf frei hat für strategische Entscheidungen. In einer ruhigen, gut strukturierten Arbeitsatmosphäre übernehmen Sie Verantwortung für reibungslose Abläufe: Sie koordinieren administrative Aufgaben, planen voraus, halten alle Fäden zusammen und schaffen den Rahmen, in dem unser Vorstand nach außen wie innen souverän auftreten kann. Ob bei der Organisation repräsentativer Termine oder der Vorbereitung wichtiger Unterlagen – Sie sind die verlässliche organisatorische Kraft im Hintergrund und tragen damit entscheidend dazu bei, dass unser Team als Ganzes stark auftreten kann. Sie gestalten den Erfolg unseres Vorstands aktiv mit und werden Teil eines Teams, das sich gegenseitig stärkt, unterstützt und gemeinsam wächst.

Ihre Aufgaben

• Im Vorstandssekretariat übernehmen Sie die eigenständige Organisation aller Abläufe und sorgen für eine jederzeit professionelle Arbeitsumgebung. Dazu gehört die komplette Korrespondenz mit der Erstellung von Aktenvermerken und Berichten sowie einer strukturierten Ablage und Archivierung.
• Ebenso zählen die gezielte Informationsrecherche und die Aufbereitung relevanter Daten zu Ihrem Alltag, damit dem Vorstand jederzeit fundierte Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stehen.
• Auch die Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Gremienterminen liegt in Ihren Händen – von der Zusammenstellung der Unterlagen bis zur reibungslosen Ablaufkoordination.
• Gleichzeitig verantworten Sie eine effiziente Terminplanung in enger Abstimmung mit internen wie externen Ansprechpartnern.
• Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung gehören ebenso dazu wie die sorgfältige Pflege aller Akten, Adressdatenbanken und Wiedervorlagen.
• Darüber hinaus leisten Sie wertvolle Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für das Finanz- und Rechnungswesen.
• Des weiteren übernehmen Sie mit Professionalität und Herzlichkeit die Betreuung externer Gäste und die Vertretung für den Empfangsservice im Verwaltungsbereich.

Wir bieten

• Urlaub: Nur mit Auszeit läufts rund – bei uns erwarten Sie 30 Tage Erholung im Jahr, um Energie zu tanken und Neues zu erleben.
• Weiterbildung: Stillstand? Nicht bei uns! Wir fördern Sie mit individuellen Schulungen, Weiterbildungen und Leadership-Trainings, damit Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können.
• Altersvorsorge: Heute schon an morgen denken – wir unterstützen Ihre betriebliche Altersvorsorge mit attraktiven Zuschüssen.
• Mitarbeiterrabatte: Ihre Vorteile im Alltag – exklusive Vergünstigungen auf ADAC-Leistungen, attraktive Preisvorteile bei Partnern und starke Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern.
• Jobticket: Mobilität leicht gemacht – wir bezuschussen Ihr Jobticket, damit Sie entspannt und umweltfreundlich ans Ziel kommen.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
• Mit sehr guten Deutschkenntnissen und einer stilsicheren Ausdrucksweise kommunizieren Sie stets professionell.
• Sie denken schnell, treten sicher auf und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Ihre ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke prägt Ihre tägliche Arbeit.
• Zeit- und Selbstmanagement beherrschen Sie souverän; Flexibilität und Belastbarkeit bringen Sie ebenso mit.
• Mit MS Office 365 und digitalen Konferenzsystemen arbeiten Sie routiniert und sicher.