Backoffice Specialist (m/w/d) – Fuhrparks- & Office Management

Backoffice Specialist (m/w/d) – Fuhrparks- & Office Management

Infos zur Position

Dich erwartet eine neu geschaffene Rolle mit viel Gestaltungsspielraum sowie eine enge Zusammenarbeit mit der Teamleitung Real Estate und dem Front Desk. Du wirst Teil eines modernen, dynamischen Robotikunternehmens mit schnellen Entscheidungswegen und arbeitest in einem motivierten, offenen Team, in dem du wirklich etwas bewegen kannst.

Abwechslungsreiche Aufgaben

Fuhrparkmanagement

• Eigenständige Verwaltung unseres gesamten Fahrzeugpools (PKW, Transporter)
• Koordination von Wartung, Reparaturen, Versicherungen und Schadenmanagement
• Verwaltung von Tankkarten, Ladezugängen sowie Fahrzeugübernahmen/-rückgaben
• Analyse und Optimierung der Flottenkosten und -prozesse
• Sicherstellung eines professionellen, transparenten Buchungs- und Vergabeprozesses für Poolfahrzeuge

Betriebswohnungsverwaltung

• Verwaltung unserer Unternehmenswohnungen (Mietverträge, Übergaben, Rücknahmen, Dokumentation)
• Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei Fragen zur Betriebswohnung
• Steuerung von Reinigungs-, Reparatur- und Handwerkerterminen
• Sicherstellung eines professionellen, transparenten Buchungs- und Vergabeprozesses

Dienstleisterverwaltung

• Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Handwerk, Sicherheit, etc.)
• Qualitätskontrolle, SLA-Monitoring und regelmäßige Evaluierungen
• Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern
• Mitwirkung bei Ausschreibungen und Auswahlprozessen

Vertragsmanagement

• Verwaltung und Pflege aller relevanten Verträge im Real-Estate- und Office-Kontext
• Überwachung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und Budgetvorgaben
• Erstellung von Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei Vertragsverhandlungen und Erweiterungen bestehender Verträge

Beauftragungen & Prozessbetreuung

• Erstellung von Beauftragungen für externe Dienstleister
• Sicherstellung des gesamten Betreuungs- und Nachverfolgungsprozesses
• Enge Abstimmung mit Front Desk und Real-Estate-Team

Passend zum Profil

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Fuhrparkmanagement oder einem vergleichbaren administrativen Umfeld
• Strukturierte, proaktive und verantwortungsvolle Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie professionelles und freundliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise SAP
• Organisationsstärke, Hands-on-Mentalität und Freude an einem vielfältigen Aufgabenbereich

Unser Angebot

• Dynamisches High-Tech-Umfeld in einem solide finanzierten, internationalen Unternehmen
• Ein interdisziplinäres, motiviertes Team bestehend aus 58+ verschiedenen Nationalitäten
• Gute Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen des anhaltenden Wachstums unserer Gesellschaft
• Abwechslungsreiche Aufgaben und herausfordernde Projekte an der Seite von Expert:innen ermöglichen eine steile Lernkurve
• Corporate Benefits Programm, das die Themen Mobilität, Gesundheit und Learning mit 100 € netto/ Monat abdeckt
• Moderne Büroräumlichkeiten am Isarhochufer mit Dachterrassenblick über München, free drinks & fruits, sowie regelmäßige Company Events tragen zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei