Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x)

Prozesse sauber anwenden. Operativ sorgfältig umsetzen. Qualität sichern.

Als Büroassistenz bist du Teil unseres 6-köpfigen Operations-Teams und verantwortest die operative Abwicklung aller kunden- und lieferrelevanten Prozesse – präzise, strukturiert und mit hohem Qualitätsanspruch.

Du richtest kunden- und abrechnungsrelevante Setups eigenständig ein, setzt Vertragsänderungen operativ um und verantwortest einen reibungslosen Ablauf unserer Fulfillment-Prozesse. Von der technischen und administrativen Einrichtung von SIM-Karten und Hardware über Versand und Retouren bis hin zur vollständigen und sauberen Dokumentation in unseren Systemen lebst du den gesamten Workflow.

Dabei arbeitest du eng mit Teams wie Sales, Finance und Product zusammen und hast einen echten Einfluss auf unsere interne Qualität und Customer Experience, auch ohne direkten Kundenkontakt.

Aufgaben

• Strukturiertes Onboarding vor Ort – In den ersten Wochen arbeitest du 5 Tage pro Woche in unserem Hamburger Office , um interne Prozesse, Tools und Schnittstellen im Detail kennenzulernen.
• Klare Office-Präsenz im Alltag – Nach dem Onboarding bist du vorranging im Büro , da die Rolle stark von gemeinsamer operativer Zusammenarbeit lebt.
• Verantwortung für End-to-End-Fulfillment – Du übernimmst die operative Einrichtung von kunden- und abrechnungsrelevanten Setups, Vertragsänderungen, Versand,Retouren sowie Lagerprozessen rund um SIM-Karten und Hardware und bist damit verantwortlich für die gesamte Auftragsabwicklung.
• Enge Zusammenarbeit mit Schnittstellen – Du arbeitest eng mit Sales, Finance und Product zusammen, übernimmst relevante Informationen unserer Kundenverträge aus den jeweiligen Teams und stellst sicher, dass diese korrekt in die operativen Prozesse überführt werden.
• Hoher Qualitäts- und Detailanspruch – Viele Prozesse sind manuell und fehlerintolerant. Sorgfalt, Konzentration und saubere Dokumentation sind zentraler Teil deines Arbeitsalltags.
• Prozesse weiterdenken statt nur ausführen – Du hinterfragst bestehende Abläufe, erkennst Optimierungspotenziale und bringst pragmatische Verbesserungsvorschläge ein.
• Stabiler Arbeitsrhythmus – Hoher Fokus während der Arbeitszeit, danach ist Feierabend. Dauerhafte Erreichbarkeit ist nicht notwendig.
• Unterstützung im Office Management – Du übernimmst im Team auch klassische Office-Management-Aufgaben, z. B. rund um interne Abläufe, Geschäftsreisen oder die Organisation von Messen, und sorgst damit für einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro

Qualifikation

Must-haves

• Erfahrung in operativen Prozessen (z. B. Fulfillment, Operations, Backoffice, Service)
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace, sowie CRM)
• Sehr strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise auch bei hohem Arbeitsvolumen
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamorientierte, klare Kommunikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Nice-to-haves

• Erfahrung mit Logistik-, Versand- oder Zollprozessen
• Berührungspunkte mit Billing oder steuerlichen Themen
• Freude daran, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
• Pragmatismus, Lernbereitschaft und Frustrationstoleranz
• Grundverständnis von Vertrags- und Abrechnungsprozessen

Benefits