Business Operations Coordinator / Assistenz (d/f/m)

Pierre Fabre Laboratories Freiburg im Breisgau

Stellenbeschreibung:

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Business Operations Coordinator (d/f/m)

Bewerben locations Deutschland - Freiburg time type Vollzeit posted on Vor mehr als 30 Tagen ausgeschrieben job requisition id JR

Das sind wir?

Die Laboratoires Pierre Fabre beschäftigen mehr als 10 000 Mitarbeiter in 41 Ländern.

Die Produkte des Unternehmens sind in allen Bereichen des Gesundheitssektors zu finden,von verschreibungspflichtigen Medikamenten und frei verkäuflichen Arzneimitteln bis hin zur Dermo-Kosmetik.

Uns liegt das Wohlergehen des Menschen als Ganzes am Herzen.

Deshalb entwerfen und entwickeln wir innovative Lösungen, die – von der Gesundheit bis zur Schönheit – zum Wohlergehen der Menschen beitragen.

Der Aufgabenbereich

Als Business Operations Coordinator DACH spielen Sie eine entscheidende Rolle in der Abteilung Business Operations, indem Sie ein administratives Center of Excellence mitaufbauen und Teil eines effektiven und modernen Assistenzpools sind, welches die verschiedenen Stakeholder proaktiv betreut. Sie haben die einmalige Chance, den zukünftigen Assistenzpool der DACH Organisation zukunftsfähig mitzugestalten sowie Ihre dynamische Arbeitsweise in einer Schlüsselfunktion einzubringen!

Das erwartet Sie

Ihre Verantwortung umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:

Administrative Unterstützung bei Systemen und User Access Management sowie Durchführung von Systemschulungen
Pflege von Kundenstammdaten und Unterstützung beim Datenmanagement
Unterstützung des Onboarding/Offboarding Programms von Mitarbeitenden in enger Zusammenarbeit mit den HR Teams
Verantwortlich für den Einkaufsprozess einschliesslich Purchase Requests, Purchase Orders und Rechnungsstellung
Kongressmanagement von regionalen und nationalen Kongressen einschliesslich allen End-to-End-Aktivitäten und zentrale Anlaufstelle für die Kongresspartner sein (Aktivitäten wie Organisation von Standbauern, Registrierungs- und Reservierungsmanagement, Follow-up und Messung der Kongresse), in enger Zusammenarbeit mit den Marketing-Teams
Verantwortung für kleinere Kongresse und internen Veranstaltungen
Verwaltung eigener Projekte, Prozesse und administrativer Tätigkeiten
Lösen von sehr anspruchsvollen Prozesstechnischen Fragestellungen

Die Anforderungen

Was bringen Sie für die Rolle mit?

Ihre Hauptanforderungen

Motivation und Neugier, einen neu geschaffenen Assistenzpool proaktiv mitzugestalten und unternehmerisch zu Denken sowie einen grossen Beitrag zur zukünftigen DACH Organisation zu leisten
Stilsichere Deutschkenntnisse, Englisch und Französisch wünschenswert
Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
Ausgeprägtes Kommunikationstalent und mehrjährige Erfahrung in einer Business Partner Funktion
Flexibilität, um zweimal im Monat zu unserem Büro in der Schweiz (Basel) zu reisen
Arbeitet gerne cross-funktional mit anderen Teams zusammen
Proaktiv, offen und selbstständig mit einer effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise
Hohes Dienstleistungs- und Qualitätsbewusstsein sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten und der Vielschichtigkeit der Aufgaben

Unser Angebot:

• Attraktiver und sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsweisenden Pharmaunternehmen auf Basis der Pierre Fabre Stiftung

• Ein dynamisches Team in welchem Vertrauen, Freude an der Arbeit und Kollegialität eine große Rolle spielen

• Kontinuierliche Förderung durch gezielte Coaching- und Trainingsmaßnahmen

• Ein attraktives Angebot an Zusatzleistungen (wie z.B. Teamevents,Jobrad, Altersvorsorge, Jobticket etc.)

• Hochwertige Arbeitsausstattung mit höhenverstellbarenTischen imOpen Space Büro

• 2 Tage mobiles Arbeiten/Woche

• Eine offene, kollegiale Unternehmenskultur, in der Engagement und Eigeninitiative gelebt werden

• Eine positive Fehlerkultur – wir profitieren gemeinsam von unseren Lerneffekten

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt eine Quelle der Erfüllung, des sozialen Gleichgewichts und der Komplementarität für unsere Mitarbeiter ist, weshalb unsere Angebote ohne Einschränkung für alle offen sind.